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10 Fragen an einen Employer of Record-Dienstleister

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Atlas Team

Atlas ist ein globales Technologieunternehmen, das in über 160 Ländern vertreten ist und Fachwissen und Software anbietet, die für die Zukunft der Arbeit entwickelt wurden.

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Publiziert: 18.08.2023

Bevor Sie eine Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR)-Dienstleister eingehen, ist es wichtig, dass Sie den richtigen auswählen. Hier sind die Fragen, die Sie stellen sollten, um den richtigen EOR-Partner zu finden. 

Was ist ein EOR? 

Bevor wir uns den eigentlichen Fragen zuwenden, hier eine kurze Erklärung, was ein EOR ist: 

Ein Employer of Record, auch EOR genannt, ist eine Organisation, die sich um die rechtlichen, personalwirtschaftlichen, steuerlichen und lokalen Belange Ihrer Mitarbeiter in Ländern kümmert, in denen Sie keine Niederlassung haben. 

Ein EOR kann in Ihrem Namen Mitarbeiter einstellen, verwalten und bezahlen. Betrachten Sie ihn als den rechtlichen Arbeitgeber, während Sie, der Kunde, die Rolle des geschäftsführenden Arbeitgebers behalten, der sich um das tägliche Management der Mitarbeiter kümmert.  

Mit anderen Worten: Sie haben das Sagen bei der Einstellung, Entlohnung, Zuweisung, Aufgaben und Kündigung. Der EOR ist einfach ein Personaldienstleister, der Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die lokalen Arbeits- und Steuergesetze einzuhalten. 

Wann ist ein Employer of Record zu verwenden? 

Die meisten Unternehmen sind in der Anfangsphase ihres Wachstums noch nicht bereit, mit einem EOR zusammenzuarbeiten. Wenn Sie jedoch eine globale Expansion in Betracht ziehen oder eine ausländische Niederlassung schließen und Ihr Personal behalten wollen, ist die Zusammenarbeit mit einem EOR durchaus sinnvoll. 

Hier erfahren Sie, wie Sie sicher sein können, dass es an der Zeit ist, einen Employer of Record einzusetzen: 

Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, neue Märkte zu erschließen und die globale Expansion voranzutreiben, kann ein EOR notwendig sein, um Sie bei der Einstellung, Einbindung und Verwaltung einer verteilten Belegschaft zu unterstützen. Für manche überwiegen jedoch die Herausforderungen der internationalen Expansion die Aussichten auf eine globale Expansion. 

Durch die Nutzung des direkten EOR-Dienstleistungsmodells werden der Prozess und der Papierkram bei der Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern in Übersee einfach. 

Angenommen, Sie müssen ein Team in verschiedenen europäischen Ländern einstellen - Sie geben dem EOR Informationen über die Person und den Standort sowie die Vergütungsdetails, und der EOR kümmert sich dann um die lokalen Gesetze und den gesamten Papierkram für die Einstellung des Mitarbeiters. 

Worauf Sie bei einem Employer of Record-Anbieter achten sollten: 10 Fragen, die Sie stellen sollten 

Die Wahl der richtigen Employer of Record (EOR)-Software ist eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen. Hier sind 10 Fragen, die Kunden berücksichtigen sollten, bevor sie sich für eine EOR-Lösung entscheiden: 

1. Wie viel kostet ein EOR normalerweise?

Der Preis ist eine der ersten Fragen, die einem beim Kauf von Software in den Sinn kommen, und Ihr EOR ist da keine Ausnahme.  

Ihr EOR sollte seine Preise öffentlich auf seiner Website oder privat über eine Verkaufsdemo bekannt geben. Bevor Sie Ihre Kaufentscheidung jedoch auf der Grundlage des Preises treffen, sollten Sie die Kosten für den Kauf einer EOR-Lösung gegenüber der Einrichtung einer lokalen Einheit in mehreren Regionen abwägen. 

Die Gründung eines lokalen Unternehmens ist beispielsweise mit zahlreichen Kosten verbunden, wie z. B. den Gebühren für die Unternehmensregistrierung, die je nach Land sehr unterschiedlich sind. Weitere Kosten sind:  

  • Registrierung der Beschäftigung  

  • Steuerliche Verpflichtungen der Entität  

  • Einrichtung einer Bank  

  • Kapitalanforderungen im Land  

  • Rechtlicher und finanzieller Rat  

  • Interne Personalkosten und  

  • Bearbeitung der Gehaltsabrechnung 

Im Vergleich dazu betragen die Kosten für den Erwerb eines EOR nur einen Bruchteil dessen, was sonst für die Gründung eines Unternehmens in einem neuen Land erforderlich wäre. 

2.  In welchen Ländern ist Ihr EOR tätig? 

Bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen, sollten Sie genau wissen, in welchen Ländern Ihr EOR tätig ist. Wenn Ihr EOR nicht in dem Land oder der Region tätig ist, in das bzw. die Sie expandieren möchten, müssen Sie eine eigene juristische Person gründen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verwalten oder Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer einzustellen. 

3. Sind sie ein direkter oder indirekter EOR-Anbieter? 

Ein indirekter Employer of Record nutzt lokale Drittanbieter, um seine Reichweite zu vergrößern. Dieses Modell ist problematisch, wenn ein weltweit tätiger Arbeitnehmer Probleme hat und die Zeit knapp ist. Im Gegensatz dazu verfügt ein direkter Employer of Record wie Atlas über eigene Einrichtungen und vermeidet das Outsourcing.  

Ein direkter EOR hat die Aufgabe, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen, so dass sie bei Problemen sofort mit dem lokalen, internen Support sprechen können. 

4. Welche Sozialleistungen bietet das EOR an? 

Nicht alle EOR-Lösungen bieten Ihren Mitarbeitern die gleichen Leistungspakete. Um die Sache noch komplizierter zu machen, bieten einige EOR-Lösungen sogar die Möglichkeit, Ihre Leistungspakete für verschiedene Länder oder Regionen anzupassen.  

Die von EORs angebotenen Leistungen können von Dienst zu Dienst variieren. Zu den von EORs angebotenen Leistungen gehören jedoch unter anderem Krankenversicherung, Altersvorsorge, Freistellungsregelungen, Elternurlaub und Arbeitsunfallversicherung.  

Letztendlich ist es wichtig, dass Ihr EOR die Vorteile bietet, die Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen schätzen. 

5. Bietet das EOR irgendwelche Lernressourcen an? 

Selbst wenn Sie ein erfahrener Personalverantwortlicher sind, kennen Sie sich wahrscheinlich nicht vollständig mit den Feinheiten der globalen Arbeitsgesetze, Vorschriften und Compliance-Anforderungen aus. Die gute Nachricht ist, dass Sie das auch nicht müssen.  

Eine zuverlässige EOR-Lösung sollte eine Reihe von Webinaren, Schulungen und Online-Support anbieten, damit Sie die besten Praktiken für die Einstellung und Verwaltung einer globalen Belegschaft verstehen. 

6. Welchen Grad an Unterstützung bieten sie den Mitarbeitern weltweit? 

Ihr EOR sollte Ihren globalen Mitarbeitern vor Ort in ihrem Land oder ihrer Region Unterstützung bieten. Während indirekte EOR-Lösungen diese Arbeit an Drittanbieter delegieren, bietet ein direktes EOR Ihren Mitarbeitern direkte Unterstützung. 

7. Welchen Grad an Compliance und Risikomanagement bieten sie? 

Jedes Land hat eine Vielzahl von Gesetzen, die sich abrupt ändern können, und da diese Vorschriften verbindlich sind, müssen Sie den Änderungen immer einen Schritt voraus sein. Ob es um Datenschutz oder Steuer- und Arbeitsrecht geht, Ihr Unternehmen muss die neuesten Anforderungen erfüllen oder mit strafrechtlichen Sanktionen rechnen. 

Wenn Sie ein EOR beauftragen, sind Sie nicht dafür verantwortlich, sich über die sich ständig ändernden arbeitsrechtlichen Vorschriften oder lokalen Arbeitsbestimmungen auf dem Laufenden zu halten. Das EOR hält Sie auf dem Laufenden und stellt sicher, dass Sie die lokalen Gesetze einhalten. 

8. Wie hoch ist ihre interne Personalkapazität? 

EORs sind für die Verwaltung eines breiten Spektrums von Personal- und Gehaltsabrechnungsfunktionen im Namen ihrer Kunden verantwortlich. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass der EOR über die internen Personalkapazitäten verfügt, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Einige Fragen, die bei der Bewertung der internen Personalkapazität eines EOR zu berücksichtigen sind, sind: 

  • Wie viele Mitarbeiter sind dort beschäftigt? 

  • Wie hoch ist der Erfahrungsgrad der Mitarbeiter? 

  • Verfügen sie über spezielle Teams für verschiedene Funktionen (z. B. Gehaltsabrechnung, Compliance, Sozialleistungen)? 

  • Wie sieht die Erfolgsbilanz bei der pünktlichen und genauen Erbringung von Dienstleistungen aus? 

  • Bietet der Anbieter Unterstützung vor Ort an? Lokalisierte Unterstützung kann von der Anpassung an lokale Sprachen über die Arbeit in einer gemeinsamen Zeitzone bis hin zur Verpflichtung der Support-Mitarbeiter reichen, eine Schulung zur kulturellen Sensibilität zu absolvieren, um internationalen Mitarbeitern besser gerecht zu werden. 

9. Gibt es irgendwelche versteckten Kosten, die Sie beachten sollten? 

Die Preismodelle der EOR können je nach den angebotenen Dienstleistungen, der Anzahl der verwalteten Mitarbeiter und dem Standort der Mitarbeiter variieren.  

Einige EORs berechnen eine Pauschalgebühr pro Mitarbeiter, während andere einen Stundensatz oder einen Prozentsatz des Gehalts des Mitarbeiters berechnen können. Es ist wichtig, das Preismodell und alle zusätzlichen Gebühren zu kennen, die für Dienstleistungen wie Versicherungen und die Verwaltung von Sozialleistungen erhoben werden können. Wenn Sie sich nach versteckten Kosten erkundigen, können Sie sicherstellen, dass Sie eine klare Vorstellung von den anfallenden Kosten haben und spätere Überraschungen vermeiden. 

10. Haben sie eine nachweisliche Erfolgsbilanz? 

Betrachten Sie diese letzte Frage als Versicherung für Ihre Investition. Die globale Expansion ist ein teurer und aufwändiger Prozess, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie mit einem EOR zusammenarbeiten, der nachweislich erfolgreich ist. Sie können Ihren EOR schnell überprüfen, indem Sie nach relevanten Erfolgsgeschichten oder Fallstudien suchen, die zu Ihrem Unternehmensprofil passen. 

Was ist der Unterschied zwischen einem Employer of Record und einem PEO? 

Employer of Record, EOR, Professional Employer Organization, Global PEO - es gibt so viele ähnlich klingende Begriffe für nur zwei Arten von Arbeitsvermittlungsdiensten.  

Ein PEO - besser bekannt als "Co-Employment Agreement" - unterstützt ein Unternehmen, indem es dessen Personalwesen übernimmt, wenn das Unternehmen bereits eine lokale Einheit hat. Er übernimmt Aufgaben wie die Anmeldung von Leistungen und die Gehaltsabrechnung, teilt aber das Risiko mit dem Kunden.  

Ein EOR hingegen kümmert sich um die rechtlichen, personalwirtschaftlichen und steuerlichen Belange sowie um die Einhaltung lokaler Vorschriften für Ihre Mitarbeiter in Ländern, in denen Sie keine eigene Rechtspersönlichkeit haben. Indem das EOR als rechtlicher Arbeitgeber auftritt, übernimmt es in Ihrem Namen die rechtlichen Risiken eines Arbeitgebers, während Sie die Kontrolle über Ihre Mitarbeiter und Ihren Geschäftsbetrieb behalten. 

Als rechtmäßiger Arbeitgeber ist das EOR verantwortlich für:  

  • Visa, Einwanderung und Arbeitsgenehmigungen  

  • Länderkonforme Lohnabrechnung und Steuern  

  • Beratung zu Kultur- und Sprachkenntnissen 

  • Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze  

  • Beratung zu erforderlichen Kündigungsfristen und Kündigungsregelungen 

Der Vorteil von EORs gegenüber PEOs 

Einfach ausgedrückt: PEOs können Unternehmen nicht vollständig vor rechtlichen und Compliance-Risiken schützen.  

Ein Employer of Record (EOR) hingegen arbeitet mit Unternehmen zusammen, indem er Mitarbeiter in Ländern beschäftigt, in denen das Unternehmen nicht über eine lokale Einheit verfügt. Der EOR übernimmt alle Risiken in Bezug auf lokale oder internationale Steuer- oder Arbeitsgesetze und ermöglicht es dem Kunden, sich auf seine Geschäftsstrategie und seine täglichen Ziele zu konzentrieren. 

Was sind die Vorteile eines Employer of Record? 

Ist es sinnvoller, ein Unternehmen selbst zu gründen oder ein EOR für Sie zu beauftragen? Wenn Sie Wert auf Genauigkeit und Effizienz legen, ist ein EOR die richtige Wahl. Hier sind einige weitere Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Employer of Record: 

Internationale Gehaltsabrechnung 

Eine EOR macht die Gründung eines neuen Unternehmens überflüssig, da Ihre Mitarbeiter bei der EOR angestellt werden. Sie behalten die Kontrolle, vermeiden aber die Risiken der Einhaltung von Steuer- und Arbeitsgesetzen an dem Ort, an dem Sie arbeiten möchten. 

Darüber hinaus ist es oft obligatorisch, die Gehaltsabrechnung vor Ort zu erledigen, um sicherzustellen, dass die Sozialversicherungsbeiträge und Steuern eingehalten werden. Ein EOR kümmert sich um all dies, so dass Sie Ihre globalen Teams problemlos bezahlen können. 

Top-Talente anziehen und binden 

Ein EOR gibt Ihnen alle Instrumente an die Hand, die Sie brauchen, um ein globaler Arbeitgeber zu werden. EORs haben aufgrund ihrer Größe oft Zugang zu besseren Leistungspaketen, was dazu beitragen kann, Spitzenkräfte anzuziehen und zu halten. Darüber hinaus können EORs Unternehmen dabei helfen, ihren Talentpool an internationalen Arbeitskräften zu erweitern, indem sie Zugang zu globalen Talentmärkten bieten. 

Einhaltung der Vorschriften bei Personalmaßnahmen 

Häufig sind schriftliche Arbeitsverträge oder Angebotsschreiben erforderlich, in denen alle Beschäftigungsbedingungen im Einzelnen aufgeführt sind. Ein EOR stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden und die Arbeitsverträge konform sind, während gleichzeitig sowohl das Unternehmen als auch der Arbeitnehmer geschützt werden. 

Erhöhte Geschwindigkeit auf neuen Märkten 

Der Zeitaufwand für die Gründung einer juristischen Person in einem neuen Land kann sehr hoch sein und erfordert die Inanspruchnahme mehrerer Anbieter auf diesem Weg. Einige Länder sind berüchtigt für ihren bürokratischen Aufwand und ihre schlechte öffentliche Verwaltung, so dass der Abschluss eines Vertrags zur Gründung einer juristischen Person länger dauern kann als erwartet. Durch die Inanspruchnahme eines Employer of Record können jedoch alle Verzögerungen bei der Expansion in neue Märkte vermieden werden. 

Globale Expansion mit einem zuverlässigen EOR 

Für viele Unternehmen kann die Aussicht auf eine Expansion überwältigend sein. Die Gründung einer neuen lokalen Einheit in einem unbekannten Land ist häufig ein langwieriger, anstrengender und kostspieliger Prozess ohne jegliche Erfolgsgarantie. Glücklicherweise bietet Ihnen die Wahl des richtigen EOR eine kostengünstige und risikofreie Möglichkeit, neue Märkte zu testen und deren Erschließung zu beschleunigen.  

Sind Sie bereit, in neue Märkte zu expandieren? Kontaktieren Sie uns an und erfahren Sie, wie Atlas wachsende Unternehmen bei der Verwaltung ihrer globalen Belegschaft unterstützt.