Unverzichtbare Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Da immer mehr Arbeitgeber flexible und vollständig vom Büro entfernt Umgebungen einrichten, haben viele mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter zu kämpfen. Mehr denn je ist das Onboarding ein entscheidender Teil der Mitarbeitererfahrung - vor allem, wenn die Belegschaft eines Unternehmens über den ganzen Planeten verstreut ist.
Eine effektive Onboarding-Strategie stellt die Werkzeuge, Informationen und Ressourcen bereit, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um von Anfang an erfolgreich zu sein. Es ist auch eine Chance, die Kultur und die Werte des Unternehmens zu vermitteln.
Diese Onboarding-Checkliste wird dazu beitragen, dass der Übergang eines Mitarbeiters ins Team reibungslos, effizient und erfolgreich verläuft. Die Einzelheiten variieren je nach Land, in dem der neue Mitarbeiter angestellt ist, aber diese Checkliste bietet eine allgemeine Anleitung für alltägliche Aufgaben und eine Reihe von Dokumenten, die zu berücksichtigen sind.
10 wichtige Schritte für ein effektives Onboarding von Mitarbeitern
Pre-Onboarding
1. Verstehen Sie die lokalen Arbeitsgesetze.
Der erste Schritt für ein regelkonformes Onboarding sollte bereits vor dem Stellenangebot erfolgen, also noch vor der Planung von Vorstellungsgesprächen. Sie müssen die lokalen Arbeitsgesetze des Landes kennen, um sie einzuhalten. Sie müssen auch wissen, wie wettbewerbsfähig Ihr Vergütungspaket sein muss, um Spitzenkräfte anzuziehen. Achten Sie bei der Zusammenstellung des Stellenangebots darauf, dass Sie Folgendes einhalten:
Arbeitszeiten,
Urlaubsanspruch (einschließlich Übertragungsregeln)
Krankheitsurlaub,
Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub,
andere Arten von Urlaub,
gesetzliche Feiertage,
Löhne und Prämien sowie
Krankenversicherung.
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2. Führen Sie Hintergrundprüfungen durch.
Dies kann in bestimmten Ländern für Bonitäts- und Strafregisterauskünfte erforderlich sein. Die Verwendung dieser Informationen bei Einstellungsentscheidungen unterliegt jedoch häufig Beschränkungen. Vergewissern Sie sich bei der Einstellung, dass die von Ihnen durchgeführten Hintergrundüberprüfungen in dem betreffenden Land zulässig sind.
Für andere Überprüfungen, wie z. B. Drogenscreenings und medizinische Untersuchungen, gelten eigene Vorschriften. Medizinische Untersuchungen sind zum Beispiel manchmal erforderlich, wenn Mitarbeiter unter gefährlichen Bedingungen arbeiten. Diese Anforderungen werden in bestimmten Arbeitsbereichen als akzeptabel angesehen, während sie in anderen Fällen die Zustimmung des Mitarbeiters erfordern.
3. Sammeln Sie die Einstellungsunterlagen.
Wenn Sie die erforderlichen Gesetze und Vorschriften kennen und eine Due-Diligence-Prüfung durchgeführt haben, ist es an der Zeit, ein Angebot zu unterbreiten. Beginnen Sie damit, eine Reihe von Dokumenten zu sammeln, die sich nach der Gerichtsbarkeit richten, in der der Mitarbeiter arbeiten wird. Diese Dokumente bereiten das Unternehmen auf die Zahlung der korrekten Steuern vor und sind für die Durchführung von Right-to-Work-Checks unerlässlich, mit denen überprüft wird, ob ein Mitarbeiter aufgrund seines Einwanderungsstatus arbeiten darf. Zu diesen Dokumenten gehören:
Nachweis der Identität und des Wohnsitzes (z. B. ein Personalausweis oder Reisepass),
die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters,
Kontaktinformationen für Notfälle und
die erforderlichen Steuerunterlagen des Landes.
Wenn alle erforderlichen Dokumente vorliegen, kann der Mitarbeiter bei der zuständigen Behörde angemeldet werden. Dies können sowohl lokale Behörden wie das Arbeitsamt eines Bundesstaates oder einer Provinz als auch Bundesbehörden wie die Sozialversicherungsanstalt oder das Finanzamt sein.
4. Richten Sie die Gehaltsabrechnung und die direkte Einzahlung ein.
Sobald die erforderlichen Steuerformulare vom Arbeitnehmer gesammelt wurden, müssen sie an Ihren Lohnbuchhalter geschickt werden, damit dieser den Arbeitnehmer in das Lohnbuchhaltungssystem des Unternehmens aufnehmen kann. Um sicherzustellen, dass Ihr neuer Mitarbeiter korrekt bezahlt wird, müssen mehrere Punkte beachtet werden, z. B. die Häufigkeit der Gehaltsabrechnung und die Frage, ob der 13. Monat gesetzlich vorgeschrieben ist. Außerdem müssen die Mitarbeiter ein Formular ausfüllen, das die direkte Überweisung ihrer Zahlungen auf ihr Bankkonto berechtigt.
5. Einrichten von Leistungen und Anmeldung zum Rentenplan.
Jeder Mitarbeiter muss über die ihm zustehenden Leistungen aufgeklärt werden und die erforderlichen Unterlagen ausfüllen. Dies kann Gesundheits-, Zahn-, Seh- und Rentenbeiträge umfassen. Überprüfen Sie, ob in dem Land, in dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist, Vorschriften für diese Leistungen gelten. Gibt es zum Beispiel einen Mindestbeitrag des Arbeitgebers?
Ein Großteil der Dokumente wird vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters unterschrieben und gesammelt. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, muss der neue Mitarbeiter darauf vorbereitet sein, an seinem ersten Arbeitstag zusätzliche Dokumente auszufüllen.
Erster Tag Onboarding
6. Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter.
Ein persönlicher und notwendiger Teil des Onboarding ist die Begrüßung jedes neuen Mitarbeiters im Unternehmen und das Informieren der Organisation über seine Rolle. Das Begrüßungsmaterial sollte die Kultur und die Werte des Unternehmens darstellen, damit jedes neue Teammitglied einen positiven ersten Eindruck gewinnt.
7. Einrichtung von IT-Support, Konten und Hardware.
Es sollte nicht nur sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Zugangsdaten für alle erforderlichen Unternehmensplattformen erhalten, sondern es sollten auch Erklärungen zu den einzelnen Systemen gegeben werden, damit alle Mitarbeiter die grundlegenden Best Practices verstehen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihre globale Onboarding-Strategie überprüfen.
8. Geben Sie das Unternehmenshandbuch weiter.
Informieren Sie in einem Unternehmenshandbuch über die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens. Jedes Unternehmen hat spezifische Verhaltenskodizes und Richtlinien, die zu beachten sind. Sobald das Handbuch durchgelesen wurde, stellt ein unterzeichnetes Bestätigungsformular sicher, dass der neue Mitarbeiter die Richtlinien versteht und akzeptiert. Erwägen Sie, die folgenden Punkte in das Handbuch aufzunehmen:
Kleiderordnung,
Nutzung der Unternehmensausrüstung,
Nutzung sozialer Medien und E-Mail,
disziplinarische Überprüfung und Maßnahmen,
Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus,
Mittags- und Pausenzeiten und
Leistungsbeurteilungen.
Erste Woche Onboarding
9. Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter weiterhin gut zurechtkommt.
Der erste Arbeitstag wird oft als einziger Einarbeitungszeitraum angesehen, aber es ist wichtig, sich kontinuierlich mit dem neuen Mitarbeiter zu treffen, um sicherzustellen, dass alle auftretenden Probleme gelöst werden. Die erste Woche des Onboardings sollte Folgendes beinhalten:
Unterstützung bei der Lösung von technischen Problemen,
Besprechung von Arbeitsabläufen und laufenden Projekten und
die Vorstellung vom neuen Mitarbeiters den Mitgliedern seines unmittelbaren Teams und anderen Personen, mit denen er nicht direkt zusammenarbeitet.
Tag 30+ Onboarding-Feedback
10. Schaffen Sie eine Feedbackschleife.
Nach den ersten Wochen wird der neue Mitarbeiter hoffentlich die Abläufe in seiner Rolle und in der Organisation verstehen. Es ist jedoch eine gute Idee, strukturierte Möglichkeiten für Feedback zu schaffen, um den weiteren Erfolg sicherzustellen. Eine Umfrage gibt dem Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit zu erklären, welche Aspekte des Onboarding am nützlichsten waren, oder andere Onboarding-Aktivitäten vorzuschlagen, die den Prozess verbessern würden.
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