Listado esencial para incorporar a un nuevo empleado
A medida que aumenta el número de empresas que adoptan un entorno de oficina flexible y totalmente remoto, muchas tienen dificultades para incorporar a los nuevos empleados. Hoy más que nunca, la incorporación es una parte crucial de la experiencia del empleado, especialmente cuando la plantilla de una empresa puede estar dispersa por todo el planeta.
Una estrategia de incorporación eficaz proporciona las herramientas, la información y los recursos necesarios para que un nuevo empleado tenga éxito desde el principio. También es una oportunidad para mostrar la cultura y los valores de la empresa.
Este listado para la incorporación de nuevos empleados ayudará a garantizar que la transición al equipo sea fluida, eficaz y satisfactoria. Los detalles varían en función del país de empleo, pero esta lista ofrece una orientación general sobre las tareas cotidianas y la variedad de documentos que deben tenerse en cuenta.
10 pasos esenciales para incorporar eficazmente a nuevos empleados
Previo a la incorporación
1. Entender la legislación laboral local
El primer paso para una incorporación conforme a la normativa debe comenzar antes de presentar una oferta de trabajo, incluso antes de programar las entrevistas. Debes conocer la legislación laboral local del país para cumplir con la normativa. También debes comprender cómo de competitivo necesita ser tu paquete retributivo para atraer al mejor talento. Cuando elabores la oferta de trabajo, asegúrate de que cumple con:
Los horarios de trabajo.
Vacaciones.
Baja por enfermedad.
Permiso de maternidad/paternidad.
Otros tipos de permisos.
Festivos.
Salarios y bonus.
Seguro de enfermedad.
Prevé tu alcance global
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2. Realiza comprobaciones de antecedentes
Esto puede ser necesario para la verificación de antecedentes crediticios y penales en determinados países. Sin embargo, a menudo existen restricciones sobre el uso de esta información en las decisiones de contratación. A la hora de contratar, asegúrate de que cualquier comprobación de antecedentes que realices cumple la normativa de esa jurisdicción.
Otras comprobaciones, como los controles de drogas y los exámenes médicos, tienen sus propios requisitos de cumplimiento normativo. Los controles médicos, por ejemplo, se exigen a veces cuando los empleados trabajan en condiciones peligrosas. Estos requisitos se consideran aceptables en determinados sectores laborales, mientras que pueden requerir el consentimiento del empleado en otros casos.
3. Incorpora los documentos
Si conoces las leyes y normativas necesarias y has llevado a cabo la comprobación de antecedentes, es hora de extender una oferta. Empieza a recopilar una serie de documentos en función de la jurisdicción en la que vaya a trabajar el empleado. Estos documentos preparan a la empresa para pagar los impuestos correctos y son esenciales para realizar comprobaciones del derecho al trabajo, que verifican que un empleado puede trabajar en función de su estatus migratorio. Estos documentos incluyen:
Prueba de identidad y residencia (como el DNI o el pasaporte).
Número de identificación fiscal del empleado.
Información de contacto en caso de emergencia.
Documentos fiscales exigidos en el país.
Una vez recibidos todos los documentos necesarios, el empleado puede registrarse en el organismo gubernamental pertinente. Esto puede incluir agencias locales, como el departamento de trabajo estatal, provincial o federal, como la Seguridad Social o Hacienda.
4. Establece la nómina y el depósito directo
Una vez que se recopila los formularios de impuestos necesarios del empleado, deben ser enviados a tu administrador de nómina para que pueda agregar al empleado al sistema de nómina de la empresa. Hay varios puntos que deben tratarse para asegurarse de que el nuevo empleado cobra correctamente, como la frecuencia de las nóminas y si la paga extraordinaria es legalmente obligatoria. Los empleados también deben rellenar un formulario de autorización de depósito directo para enviar sus pagos directamente a sus cuentas bancarias.
5. Establece las prestaciones y la inscripción en el plan de pensiones
Cada empleado debe conocer las prestaciones a las que tiene derecho y rellenar la documentación necesaria. Esto puede incluir salud, dental, visión y contribuciones a la jubilación. Comprueba si la jurisdicción del empleado tiene requisitos relacionados con estas prestaciones. Por ejemplo, ¿existe un importe mínimo de cotización por parte de la empresa?
Gran parte de la firma y recopilación de documentos tendrá lugar antes del primer día del nuevo empleado. Sin embargo, si no es el caso, el nuevo empleado debe estar preparado para cumplimentar documentos adicionales en su primer día.
Incorporación el primer día
6. Dar la bienvenida al nuevo empleado
Una parte personal y necesaria de la incorporación es dar la bienvenida a cada nuevo empleado a la empresa e informar a la organización de su función. Los materiales de bienvenida deben mostrar la cultura y los valores de la empresa para que cada nuevo miembro del equipo comience con una primera impresión positiva.
7. Configurar el soporte informático, las cuentas y el hardware
Además de asegurarte de que los empleados reciban credenciales para acceder a todas las plataformas necesarias de la empresa, deben proporcionarse explicaciones de cada sistema para que todos compartan las mejores prácticas básicas. Esto es especialmente necesario al revisar tu estrategia global de incorporación.
8. Comparte el manual de la empresa
Proporciona información sobre las políticas y procedimientos de la empresa en un manual de empresa. Cada organización tendrá códigos de conducta y directrices específicas que abordar. Una vez revisado el manual, un formulario de reconocimiento firmado garantizará que el nuevo empleado entiende y acepta las políticas. Considera la posibilidad de incluir en el manual lo siguiente
Código de vestimenta.
Uso del equipamiento de la empresa.
Uso de redes sociales y correo electrónico.
Revisión y medidas disciplinarias.
Directrices sobre el trabajo desde casa.
Periodos de comida y descanso.
Evaluaciones de rendimiento.
Primera semana de incorporación
9. Asegúrate de que el empleado sigue trabajando a pleno rendimiento
El primer día de trabajo es a menudo visto como el único período de incorporación, pero es crucial comprobar continuamente con el nuevo empleado para asegurarse de que cualquier problema que surja se resuelva. La primera semana de incorporación debe incluir:
Proporcionar apoyo para resolver problemas técnicos.
Revisar los flujos de trabajo y los proyectos en curso.
Presentar al nuevo empleado a los miembros de su equipo inmediato y a otras personas con las que no trabaje directamente.
Día +30, comentarios sobre la incorporación
10. Crea un sistema de feedback
Después de las primeras semanas, es de esperar que el nuevo empleado comprenda el proceso de su función y de la organización. Sin embargo, es una buena idea ofrecer oportunidades estructuradas de feedback para garantizar el éxito continuado. Por ejemplo, una encuesta da al empleado la oportunidad de explicar qué aspectos de la incorporación le resultaron más útiles o de sugerir otras actividades de incorporación que mejorarían el proceso.
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