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Die Bedeutung der Sorgfaltspflicht bei der Auswahl eines Dienstleisters für den Arbeitgebernachweis

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Publiziert: 04.08.2023

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen, aber wie stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen für sich auswählen?

Ist die globale Expansion der nächste Schritt für Ihr Unternehmen?  

Es ist kein Geheimnis, dass die Gründung eines Unternehmens in einem anderen Land oft mit viel Bürokratie verbunden ist und Monate - oder sogar Jahre - dauern kann.  

An dieser Stelle kommt ein Employer of Record (EOR) ins Spiel.  

Ein guter Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, schnell zu expandieren, und zwar zu einem Bruchteil der Kosten, die normalerweise für die Gründung eines Unternehmens in einem neuen Land anfallen. Diese Drittorganisation kümmert sich um die rechtlichen, personellen und steuerlichen Belange sowie um die Einhaltung lokaler Vorschriften, so dass Sie sich auf das Wesentliche Ihres Unternehmens konzentrieren können.  

Allerdings sind nicht alle Employer of Record-Anbieter gleich. Da die EORs einen großen Teil Ihrer internationalen Aktivitäten überwachen, ist es wichtig, einen zu finden, dem Sie vertrauen. Deshalb ist Sorgfaltspflicht das A und O.  

Worauf sollten Sie also achten? Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten.  

Der Onboarding-Prozess ist wichtiger, als Sie denken 

Bei einer globalen Expansion legen viele Unternehmen großen Wert darauf, das richtige internationale Team einzustellen. Schließlich sind es die Talente, die Ihr Unternehmen nach vorne katapultieren.  

Aber die Arbeit ist noch nicht getan, wenn Sie Ihre besten Mitarbeiter gefunden haben. Der Onboarding-Prozess kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden. 

Der Onboarding-Prozess ist sowohl mit der Mitarbeiterbindung als auch mit der Produktivität verbunden. Laut einer Studie von Glassdoor erhöhen Unternehmen mit einem guten Einarbeitungsprozess die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Produktivität um 70 %. Personalleiter behaupten, dass das Fehlen eines formellen Einarbeitungsprozesses zu folgenden Problemen führen kann: 

  • Geringere Produktivität 

  • Höhere Mitarbeiterfluktuation 

  • Ineffizienz der Unternehmensleistung  

Ihr Arbeitgeber kümmert sich um das Onboarding, was bei internationalen Mitarbeitern ziemlich kompliziert werden kann. Einwanderungsgesetze, Visabestimmungen und Anforderungen an die Arbeitserlaubnis sind von Land zu Land unterschiedlich und hängen von der Nationalität Ihres Mitarbeiters ab. Arbeitsverträge und Angebotsschreiben müssen mit den lokalen Gesetzen übereinstimmen. Darüber hinaus müssen Sie auf eine Weise kommunizieren, die kulturelles Verständnis zeigt, um Mitarbeiter zu halten und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.  

EORs sind für die Einhaltung lokaler Gesetze verantwortlich 

EORs sind nicht nur für die Verwaltung Ihrer internationalen Mitarbeiter zuständig, sondern mindern auch Ihre rechtlichen Risiken im Land der Geschäftstätigkeit. Da Ihr EOR als rechtmäßiger Arbeitgeber gilt, ist er für die Einhaltung der lokalen Gesetze verantwortlich. Sie haben zwar immer noch das Sagen, aber der EOR sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen über die erforderlichen Versicherungen verfügt, die gesetzlichen Mindestlöhne und die vorgeschriebenen Sozialleistungen einhält und die korrekten lokalen Arbeitnehmersteuern abführt.  

Darüber hinaus sollten EORs ein tiefes Verständnis des lokalen Marktes haben. Sie sollten wissen, welche Angebote wettbewerbsfähig sind und Spitzenkräfte anziehen können. Denken Sie daran: Arbeitskultur, Löhne und Lebenshaltungskosten sind überall unterschiedlich. Ihr EOR kann als kultureller Resonanzboden fungieren, um Ihnen zu helfen, das Richtige zu tun.  

Insgesamt sollten Sie bei der Suche nach einem EOR darauf achten, dass Sie einen finden, der sich in dem Land, in das Sie expandieren wollen, gut auskennt. Eine reibungslose und gesetzeskonforme Einarbeitung der Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung, also stellen Sie sicher, dass Ihr EOR über das nötige Wissen und die entsprechenden Verfahren verfügt.  

Indirekte Employer of Records können die Effizienz verringern 

Wenn Sie eine Due-Diligence-Prüfung durchführen, werden Sie auf zwei Arten von EORs stoßen - direkte und indirekte Modelle. Einige Unternehmen können eine Mischung aus beidem sein: 

  • Direkte Employer of Record: Direkte EORs besitzen und betreiben die Einrichtungen in jedem Land, in dem sie Dienstleistungen anbieten, vollständig. 

  • Indirekte Employer of Record: Indirekte EORs schließen Verträge mit Dritten ab, die Eigentümer der Einrichtungen und lokale Dienstleister sind, um Ihre globalen Aktivitäten zu verwalten. 

Indirekte EORs können eine größere Reichweite haben als direkte EORs - aber das geht oft auf Kosten der Effizienz. Jede zusätzliche Partei ist ein zusätzliches Glied in der Kette. Das heißt, wenn ein globaler Mitarbeiter auf ein Problem stößt, kann sich das wie ein Telefongespräch anfühlen. Die Nachricht wird über mehrere Unternehmen in verschiedenen Zeitzonen weitergeleitet, bevor überhaupt eine Lösung in Betracht gezogen werden kann. Dies kann den Geschäftsbetrieb verlangsamen und administrative Probleme verursachen. 

Direkte EORs hingegen haben ihren Betrieb nicht ausgelagert. Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter Hilfe benötigen, können sie direkt mit dem internen lokalen Support sprechen. Direkte EORs können auch ihre eigenen Richtlinien und Verträge erstellen, ohne zusätzliche lokale Partner berücksichtigen zu müssen. Dieses Modell ist weitaus schlanker und effizienter und in der Regel auch kostengünstiger. 

Bevor Sie sich für einen EOR entscheiden, sollten Sie sich genau darüber informieren, wie dessen Geschäftsabläufe strukturiert sind. Auf diese Weise können Sie die Überraschung vermeiden, an einen Dritten weitergereicht zu werden, obwohl Sie eigentlich nur eine schnelle Lösung suchten.  

Probleme mit dem Gehaltsscheck lassen Mitarbeiter auffliegen 

Ein Employer of Record kann oft die internationale Lohnbuchhaltung übernehmen. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mit der Suche nach einem ausländischen Lohnbuchhaltungsdienst, der Führung eines ausländischen Bankkontos und der ständigen Überwachung einer lokalen Personalabteilung verbringen müssen. Leider können Probleme bei der Gehaltsabrechnung Ihre Expansion stoppen, bevor sie beginnt.  

Eine Studie von Kronos hat ergeben, dass sich fast die Hälfte der US-Arbeitnehmer bereits nach zwei Problemen mit der Gehaltsabrechnung nach einem neuen Arbeitsplatz umsieht. Wählen Sie einen EOR, von dem Sie sicher sind, dass er die Anforderungen erfüllen kann. Erkundigen Sie sich unbedingt nach der Unterstützung der Mitarbeiter und den Lohnabrechnungsprozessen, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.  

Vermeiden Sie versteckte Gebühren 

In der Regel ist es weitaus kostengünstiger, ein EOR zu beauftragen, als selbst eine lokale Unternehmenseinheit zu gründen. Wenn Sie ein lokales Unternehmen gründen, müssen Sie für alles aufkommen, angefangen bei den lokalen Kapitalanforderungen, der Einhaltung von Steuervorschriften und der Registrierung von Arbeitsplätzen bis hin zu Gehaltsabrechnungen, internationalem Personal und Finanz- und Rechtsberatung. Im Durchschnitt müssen Sie mit Ausgaben von bis zu 80.000 Dollar rechnen, wenn Sie diese Aufgabe selbst übernehmen. 

EORs hingegen eliminieren einen großen Teil dieser Kosten. Im Durchschnitt können Sie mit etwa 10.000 Dollar für die Gründung eines Unternehmens in einem neuen Land rechnen - aber bei einigen EORs ist die Preisgestaltung nicht ganz so einfach. Im Allgemeinen haben Sie eine der folgenden Preisstrukturen: 

  • Pauschalpreise: Sie zahlen einen Pauschalbetrag pro Mitarbeiter, in der Regel pro Monat, je nach den individuellen Bedürfnissen des Mitarbeiters.  

  • Prozentuale Preisgestaltung: Das EOR berechnet einen Prozentsatz der Mitarbeitergehälter. 

Jede Preisstruktur hat unterschiedliche Vorteile. In Branchen, in denen die Löhne niedrig sind, können Sie mit prozentualen Preisen Geld sparen. Gleichzeitig kann die prozentuale Preisgestaltung die Innovation bremsen, da sie von Erhöhungen und Prämien abhält. Pauschalpreise geben Ihnen die Flexibilität, Ihre Mitarbeiter nach Belieben zu belohnen. 

Denken Sie daran, dass sich Ihre Gesamtausgaben je nach Land ändern werden. Es geht nicht nur um die Kosten für die Mitarbeitergehälter und Ihre EOR. In einigen Ländern müssen Arbeitgeber zusätzliche Steuern, Renten- und Versicherungsbeiträge entrichten. 

Erkundigen Sie sich bei der Auswahl eines EOR im Voraus nach all diesen Kosten, auch nach den Kosten, die bei weiterem Wachstum anfallen können. Vergewissern Sie sich, dass die zusätzlichen Gebühren aufgeführt sind, damit Sie nicht mit einer überraschenden Rechnung konfrontiert werden. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Unternehmen von einem EOR profitieren kann, kontaktieren Sie uns.