L'importance de la diligence raisonnable dans le choix d'un prestataire de services d'employeur de référence
Un employeur de référence (EOR) peut apporter de multiples avantages à votre entreprise, mais comment s'assurer que vous choisissez celui qui vous convient le mieux ?
L'expansion mondiale est-elle la prochaine étape pour votre entreprise ?
Ce n'est un secret pour personne : les formalités administratives sont souvent lourdes et l'établissement d'une entreprise dans un autre pays peut prendre des mois, voire des années.
C'est là qu'intervient un employeur de référence (EOR).
Un bon employeur de référence (EOR) peut vous aider à vous développer rapidement pour une fraction du coût habituel de la création d'une société dans un nouveau pays. Cette organisation tierce s'occupera des questions juridiques, des ressources humaines, de la fiscalité et de la conformité locale, ce qui vous permettra de vous concentrer sur le cœur de votre activité.
Cela dit, tous les prestataires employeur de référence ne sont pas égaux. Étant donné que les EOR sont chargés de superviser une grande partie de vos opérations internationales, il est important d'en trouver un en qui vous avez confiance. C'est pourquoi la diligence raisonnable est primordiale.
Alors, que faut-il considérer ? Voici quelques éléments à prendre en compte.
Le processus d'intégration est plus important que vous ne le pensez
Lors d'une expansion mondiale, de nombreuses entreprises mettent l'accent sur le recrutement d'une équipe internationale appropriée. Après tout, c'est le talent qui contribue à catapulter votre entreprise vers l'avant.
Mais le travail n'est pas terminé une fois que vous avez trouvé vos employés stars. Le processus d'intégration peut en effet contribuer à la réussite ou à l'échec de votre entreprise.
Le processus d'intégration est lié à la fois à la rétention et à la productivité des employés. Selon une étude menée par Glassdoor, les organisations qui disposent d'un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82% et la productivité de 70%. Parallèlement, les responsables des ressources humaines affirment que l'absence d'un processus d'intégration formel peut entraîner :
Une baisse de la productivité
Une augmentation du turnover des employés
Une inefficacité des performances de l'entreprise
Votre employeur de référence s'occupe de l'intégration, ce qui peut s'avérer assez compliqué lorsqu'il s'agit d'employés internationaux. Les lois sur l'immigration, les exigences en matière de visa et de permis de travail varient d'un pays à l'autre et dépendent de la nationalité de votre employé. Les contrats de travail et les lettres d'offre doivent être conformes aux lois locales. En outre, vous devez communiquer de manière à faire preuve de compréhension culturelle afin de retenir les employés et de créer un environnement de travail positif.
Les EOR sont responsables du respect de la législation locale
Les EOR ne sont pas seulement responsables de la gestion de vos employés internationaux - ils limitent également les risques juridiques dans le pays d'opération. Étant donné que votre EOR est considéré comme l'employeur légal, il est responsable du respect des lois locales. C'est toujours vous qui décidez, mais il s'assurera que votre entreprise dispose des assurances nécessaires, qu'elle respecte les salaires minimums légaux et les avantages sociaux obligatoires, et qu'elle paie les impôts locaux appropriés.
En outre, les EOR doivent avoir une connaissance approfondie du marché local. Ils doivent savoir quelles offres sont compétitives et peuvent attirer les meilleurs talents. N'oubliez pas que la culture du travail, les salaires et le coût de la vie diffèrent d'un pays à l'autre. Votre EOR peut jouer le rôle d'une caisse de résonance culturelle et vous aider à faire les bons choix.
Dans l'ensemble, lorsque vous recherchez un EOR, assurez-vous d'en trouver un qui connaisse bien le pays dans lequel vous envisagez de vous développer. Il est essentiel que l'intégration des employés se fasse dans les meilleures conditions et dans le respect des règles ; assurez-vous donc qu'il possède les connaissances et les procédures nécessaires.
L'employeur de référence indirect peut réduire l'efficacité
Dans le cadre de la procédure de diligence raisonnable, vous rencontrerez deux types d'EOR : les modèles directs et les modèles indirects. Certaines entreprises peuvent être un hybride des deux :
Employeurs de référence direct : Les EOR directs possèdent et exploitent entièrement les entités dans chaque pays où ils fournissent des services.
Employeurs de référence indirect : Les EOR indirects passent des contrats avec des propriétaires d'entités tierces et des prestataires de services locaux pour gérer vos opérations mondiales.
Les EOR indirects peuvent avoir une plus grande portée que les EOR directs, mais c'est souvent au détriment de l'efficacité. Chaque acteur supplémentaire est un maillon de plus dans la chaîne. Cela signifie que lorsqu'un employé international rencontre un problème, cela peut ressembler à un jeu de téléphone. Le message est relayé par plusieurs entreprises situées dans des fuseaux horaires différents avant que quiconque puisse ne serait-ce qu'envisager une solution. Cela peut ralentir les activités de l'entreprise et causer des casse-têtes administratifs.
Les EOR directs, quant à eux, n'ont pas externalisé leurs opérations. Si vous ou l'un de vos employés avez besoin d'aide, ils peuvent s'adresser directement à l'assistance locale interne. Les EOR directs sont également libres d'élaborer leurs propres politiques et contrats, sans avoir à envisager d'autres partenaires locaux. Ce modèle est beaucoup plus rationnel et efficace, sans compter qu'il est généralement plus abordable.
Avant de choisir un EOR, assurez-vous de comprendre exactement comment ses opérations sont structurées. Vous éviterez ainsi la surprise d'être confié à un prestataire tiers alors que vous ne recherchiez qu'une solution rapide.
Les problèmes de paiement des salaires font bondir les employés
Un employeur de référence peut souvent se charger des tâches liées à la gestion des salaires à l'échelle internationale. Cela signifie que vous n'aurez pas à passer du temps à chercher un service de paie à l'étranger, à gérer un compte bancaire à l'étranger et à garder constamment un œil sur le service des ressources humaines local. Malheureusement, les problèmes de paie peuvent stopper votre expansion avant même qu'elle ne commence.
Selon une étude de Kronos, près de la moitié des travailleurs américains se mettront à la recherche d'un nouvel emploi après seulement deux problèmes avec leur fiche de paie. Choisissez un EOR dont vous êtes sûr qu'il peut répondre à vos attentes. N'oubliez pas de vous renseigner sur l'assistance aux employés et sur les processus de gestion de la paie avant de vous engager.
Éviter les frais cachés
En général, il est beaucoup plus abordable de faire appel à un EOR que de créer soi-même une entité commerciale locale. Lorsque vous créez une entité locale, vous devez dépenser de l'argent pour tout ce qui concerne les exigences locales en matière de capital, la conformité fiscale, l'enregistrement de l'emploi, les salaires, le personnel international et le conseil financier et juridique. En moyenne, vous pouvez vous attendre à dépenser jusqu'à 80 000 dollars si vous faites le travail vous-même.
Les EORs, en revanche, éliminent une grande partie de ces coûts. En moyenne, vous pouvez vous attendre à dépenser environ 10 000 dollars pour constituer une société dans un nouveau pays, mais certains EORs n'ont pas une tarification aussi simple. En général, vous aurez l'une des structures tarifaires suivantes :
Tarification forfaitaire : Vous payez un montant forfaitaire par employé, généralement par mois, en fonction des besoins particuliers de l'employé.
Tarification au pourcentage : L'EOR prélève un pourcentage sur les salaires des employés.
Chaque structure de prix présente des avantages différents. Vous pouvez économiser de l'argent en pratiquant des prix au pourcentage dans les secteurs où les salaires sont moins élevés. Dans le même temps, la tarification au pourcentage peut entraver l'innovation en décourageant les augmentations et les primes. La tarification forfaitaire vous donne la flexibilité de récompenser les employés comme vous le souhaitez.
Gardez à l'esprit que vos dépenses globales varieront en fonction du pays. Il ne s'agit pas seulement du coût des salaires des employés et de votre EOR. Certains pays exigent des employeurs qu'ils paient des impôts supplémentaires, des régimes de retraite et des assurances.
Lorsque vous choisissez un EOR, posez-lui d'emblée des questions sur tous ces coûts, y compris sur ceux que vous pourriez avoir à supporter au fur et à mesure de votre croissance.
Veillez à ce que les frais supplémentaires soient précisés afin de ne pas vous retrouver avec une facture surprise.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d'un EOR pour votre entreprise, contactez-nous et échangez avec un représentant d'Atlas dès aujourd'hui.