Liste essentielle pour l'intégration des nouveaux employés
Alors que de plus en plus d'employeurs adoptent un environnement de travail flexible et entièrement à distance, nombre d'entre eux éprouvent des difficultés à intégrer leurs nouveaux employés. Plus que jamais, l'intégration est un aspect crucial de l'expérience des employés, en particulier lorsque les équipes d'une entreprise peut être dispersée à travers la planète.
Une stratégie d'intégration efficace fournit les outils, les informations et les ressources nécessaires pour qu'un nouvel employé réussisse dès le début. C'est également l'occasion de présenter la culture et les valeurs de l'entreprise.
Cette liste d'intégration permet de s'assurer que la transition d'un employé au sein de l'équipe se fait de manière fluide, efficace et avec succès. Les spécificités varient en fonction du pays d'emploi, mais cette liste d'intégration fournit des indications générales sur les tâches courantes et l'éventail des documents à prendre en compte.
10 étapes essentielles pour une intégration efficace des employés
Pré-intégration
1. Comprendre le droit du travail local
La première étape d'une intégration conforme doit commencer avant de proposer une offre d'emploi - avant même de programmer des entretiens. Vous devez comprendre le droit du travail local du pays pour rester en conformité. Vous devez également comprendre à quel point vos conditions de rémunération doivent être compétitives pour attirer les meilleurs talents. Lorsque vous préparez l'offre d'emploi, veillez à respecter les points suivants :
les horaires de travail,
les congés annuels (y compris les règles de report),
les congés maladie,
le congé maternité/paternité,
les autres types de congés,
les jours fériés,
les salaires et les primes, et
l'assurance maladie.
2. Effectuer des vérifications d'antécédents
Cela peut être nécessaire pour vérifier les antécédents en matière de crédit et de criminalité dans certains pays. Cependant, il existe souvent des restrictions quant à l'utilisation de ces informations dans les décisions d'embauche. Lors de l'embauche, assurez-vous que les vérifications d'antécédents que vous effectuez sont conformes à la législation en vigueur dans la juridiction concernée.
D'autres contrôles, tels que les dépistages de drogues et les examens médicaux, ont leurs propres exigences en matière de conformité. Les contrôles médicaux, par exemple, sont parfois nécessaires lorsque les employés travaillent dans des conditions dangereuses. Ces exigences sont jugées acceptables dans certains secteurs d'activité, alors qu'elles peuvent nécessiter le consentement de l'employé dans d'autres cas.
3. Rassembler les documents d'intégration
Si vous connaissez les lois et règlements nécessaires et que vous avez fait preuve de diligence raisonnable en vérifiant les antécédents, il est temps de faire une offre. Commencez à rassembler divers documents en fonction de la juridiction dans laquelle l'employé travaillera. Ces documents préparent l'entreprise à payer les impôts corrects et sont essentiels pour effectuer les contrôles du droit au travail, qui vérifient qu'un employé peut travailler sur la base de son statut d'immigrant. Ces documents comprennent
une preuve d'identité et de résidence (telle qu'une carte d'identité ou un passeport),
le numéro d'identification fiscale de l'employé
les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence
les documents fiscaux requis par le pays.
Lorsque tous les documents nécessaires ont été reçus, l'employé peut être enregistré auprès de l'organisme gouvernemental compétent. Il peut s'agir d'agences locales, comme le département du travail d'un État ou d'une province, ou d'agences fédérales, comme l'administration de la sécurité sociale ou le département du revenu interne.
4. Mettre en place le système de paie et de dépôt direct.
Une fois que les formulaires fiscaux nécessaires ont été collectés auprès de l'employé, ils doivent être envoyés à votre gestionnaire de paie afin qu'il puisse ajouter l'employé au système de paie de l'entreprise. Plusieurs éléments doivent être pris en compte pour s'assurer que le nouvel employé est payé correctement, notamment la fréquence de la paie et l'obligation légale de verser un 13e mois. Les employés doivent également remplir un formulaire d'autorisation de dépôt direct afin que leurs paiements soient versés directement sur leurs comptes bancaires.
5. Mettre en place l'affiliation aux régimes d'avantages sociaux et de retraite.
Chaque employé doit être informé des avantages auxquels il a droit et remplir les documents nécessaires. Il peut s'agir de prestations de santé, de soins dentaires, de soins de la vue et de cotisations de retraite. Vérifiez si la juridiction dont relève l'employé a des exigences concernant ces avantages. Par exemple, existe-t-il un montant minimum de cotisation de l'employeur ?
Une grande partie de la signature des documents et leur réception aura lieu avant le premier jour de travail du nouvel employé. Toutefois, si ce n'est pas le cas, le nouvel employé doit être prêt à remplir des documents supplémentaires dès son premier jour.
L’accueil du premier jour
6. Accueillir le nouvel employé.
Une partie personnelle et nécessaire de l'intégration consiste à accueillir chaque nouvel employé dans l'entreprise et à informer l'organisation de son rôle. Les documents d'accueil doivent afficher la culture et les valeurs de l'entreprise afin que chaque nouveau membre de l'équipe commence par une première impression positive.
7. Mettre en place l'assistance informatique, les comptes et le matériel.
En plus de s'assurer que les employés reçoivent les identifiants nécessaires pour accéder à toutes les plateformes de l'entreprise, des explications sur chaque système doivent être fournies afin que tout le monde comprenne les meilleures pratiques de base. Cela est particulièrement nécessaire lorsque vous revoyez votre stratégie globale d'intégration.
8. Partager le guide de l'entreprise.
Fournissez des informations sur les politiques et procédures de l'entreprise dans un guide de l'entreprise. Chaque organisation aura des codes de conduite et des lignes directrices spécifiques à aborder. Une fois le guide passé en revue, un formulaire de consentement signé permettra de s'assurer que le nouvel employé comprend et accepte les politiques de l'entreprise. Envisagez d'inclure les éléments suivants dans le guide :
code vestimentaire,
l'utilisation de l'équipement de l'entreprise
l'utilisation des médias sociaux et de la messagerie électronique
les mesures disciplinaires,
les directives relatives au travail à domicile,
les périodes de déjeuner et de pause, et
l'évaluation des performances.
Première semaine d’intégration
9. Veiller à ce que l'employé continue d'être opérationnel.
Le premier jour de travail est souvent considéré comme la seule période d'intégration, mais il est essentiel de vérifier en permanence avec le nouvel employé que tous les problèmes qui surgissent sont résolus. La première semaine d'intégration doit comprendre les éléments suivants :
fournir une assistance pour résoudre les problèmes techniques,
passer en revue les flux de travail et les projets en cours, et
présenter le nouvel employé aux membres de son équipe immédiate et à d'autres personnes avec lesquelles il ne travaille peut-être pas directement.
Jour 30+ Retour d'information sur l'intégration
10. Créez un retour d'information.
Après les premières semaines, le nouvel employé devrait comprendre le processus de son rôle et de l'organisation. Cependant, il est judicieux de lui offrir des possibilités structurées de retour d'information afin de garantir un succès continu. Par exemple, une enquête permet à l'employé d'expliquer les aspects de l'intégration les plus utiles ou de suggérer d'autres activités d'intégration qui permettraient d'améliorer le processus.
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