新入社員導入時の必須チェックリスト
効果的なオンボーディングのための10の重要なステップ
プリ・オンボーディング
1.現地の労働法を理解する。
コンプライアンスを遵守したオンボーディングの第一歩は、内定を出す前、つまり面接の日程を決める前に始める必要があります。コンプライアンスを維持するためには、その国の労働法を理解する必要があります。また、優秀な人材を獲得するためには、どの程度の競争力のある報酬体系が必要なのかを理解する必要があります。また、優秀な人材を獲得するためには、どの程度の競争力のある報酬体系が必要かを理解する必要があります。内定を出す際には、以下の事項を遵守していることを確認してください。
勤務時間
休暇（繰越規定を含む
病気休暇
産休・育休
その他の休暇
祝祭日
健康保険
グローバルな展開を視野に入れる
従業員を採用するために、私たちがパートナーとして用意した国のデータベースを検索してください。
2.バックグラウンドチェックを実施する。
国によっては、信用調査や犯罪歴調査のために必要な場合があります。しかし、これらの情報を雇用の決定に使用することについては制限がある場合が多いので、実施するバックグラウンドチェックが、採用する法域で準拠していることを確認してください。
薬物検査や健康診断など、他のチェックも行うのでしょうか？従業員が危険な環境で働く場合、メディカルチェックが必要となることがあります。これらの要件は、特定の職種で許容される場合と、従業員の同意が必要とされる場合があります。
3.オンボーディングのドキュメントを収集する。
必要な法令を把握し、バックグラウンドチェックによるデューデリジェンスを行った上で、内定を出すことができます。次に、従業員の勤務地に応じた様々な書類の収集に取り掛かります。これらの書類は、会社が正しい税金を支払うための準備であり、従業員がその移民ステータスに基づいて働くことができるかどうかを確認する「就労権チェック」を行うために不可欠なものです。これらの書類には、以下のようなものがあります。
身分証明書と居住証明書（身分証明書やパスポートなど）
従業員の納税者番号
緊急連絡先
その国の必要な税務書類
必要な書類がすべて揃ったら、関係する政府機関に従業員を登録することができます。これには、州や県の労働局などの地方機関や、社会保障庁や内国歳入庁などの連邦機関が含まれる場合があります。
4.給与計算と口座振込の設定
従業員から必要な税申告書を集めたら、それを給与計算担当者に送り、従業員を会社の給与システムに追加してもらいます。新入社員が正しく給与を受け取れるように、給与支払回数や13ヶ月目の給与が法的に必要かどうかなど、いくつかの事項を把握しておく必要があります。また、従業員の銀行口座に直接給与が振り込まれるように、口座振込承認書を作成する必要があります。
5.福利厚生や年金制度の加入を設定する。
従業員一人ひとりが自分の福利厚生を理解し、必要な書類に記入できるようにする。これには、健康保険、歯科保険、眼科保険、退職金などが含まれる場合がある。従業員の管轄区域に、そのような福利厚生に関する要件があるかどうか、確認する。例えば、雇用者負担の最低額は定められているか？
書類の署名と収集の多くは、新入社員の初日より前に行われます。しかし、そうでない場合は、新入社員が初日に追加の書類を完成できるように準備しておく必要があります。
初日のオンボーディング
6.新入社員を歓迎する。
オンボーディングの個人的かつ必要不可欠な要素は、新入社員一人ひとりを会社に迎え入れ、その役割について組織に伝えることです。歓迎のための資料には、会社の文化や価値観を表示し、新しいメンバーがポジティブな第一印象でスタートできるようにする必要があります。
7.ITサポート、アカウント、ハードウェアのセットアップ。
社員は、必要なすべての社内プラットフォームにアクセスするための認証情報を受け取るだけでなく、各システムの説明を行い、基本的なベストプラクティスを全員が理解できるようにする必要があります。これは、グローバルなオンボーディング戦略を見直す際に特に必要なことです。
8.会社ハンドブックを共有する。
会社の方針と手順に関する情報を、会社のハンドブックで提供する。各組織には、特定の行動規範やガイドラインがあるはずです。ハンドブックに目を通した後、署名入りの確認書を提出することで、新入社員が方針を理解し、受け入れることができるようになります。ハンドブックには、以下の項目を含めることを検討しましょう。
ドレスコード
会社の備品を使用する
ソーシャルメディアと電子メールの利用
懲戒審査・処分
在宅勤務ガイドライン
昼食・休憩時間
業績評価
1週間目のオンボーディング
9. 継続的にヒットさせるようにする。
入社初日だけがオンボード期間と思われがちです。しかし、新入社員と継続的に連絡を取り合い、問題があれば確実に解決することが重要です。オンボーディングの最初の1週間は、以下のことを行う必要があります。
技術的な問題を解決するためのサポートを提供する
ワークフローや進行中のプロジェクトの見直し
新入社員を、直属のチームメンバーだけでなく、直接一緒に仕事をしない人たちにも紹介する。
30日目以降のオンボーディングフィードバック
10.フィードバックループを作る。
最初の数週間で、新入社員は自分の役割と組織のプロセスを理解できるようになることが期待されます。しかし、継続的な成功のためには、フィードバックの機会を体系的に提供することが有効です。例えば、アンケートを実施することで、新入社員研修のどの点が最も役に立ったかを説明したり、プロセスをさらに改善するための他の研修活動を提案したりする機会を提供します。
アトラスができること
適切なビジネス・インテリジェンス・ソリューションは、コンプライアンスを守り、効率的に新入社員を受け入れるための力を与えてくれます。Atlasでは、160カ国以上の労働法を調査することができ、入社プロセスを通じてパーソナライズされたコンサルティングを受けることができます。
このプラットフォームは、各地域に精通した専任のアカウント・マネージャーによってサポートされており、必要な雇用コンプライアンス情報にすぐにアクセスすることができます。このソリューションにより、人事チームは時間とリソースを節約し、従業員のライフサイクルの各段階において、会社のコンプライアンスに自信を持つことができます。