¿Cómo puede RR.HH. contratar y pagar a los mejores empleados remotos garantizando el cumplimiento global de la normativa?
El futuro del trabajo es a distancia. Aunque el número de trabajadores a distancia se ha reducido desde los niveles de pandemia, aproximadamente el 27% de la población activa estadounidense sigue trabajando a distancia al menos una parte del tiempo. Este cambio cultural ha permitido a los departamentos de RR.HH. ampliar la bolsa de contratación más allá de su mercado local. Ahora se puede recurrir al mejor talento de todo el mundo, no sólo al que se encuentra en un radio de 80 kilómetros.
A pesar de las ventajas, el cumplimiento global es un reto a la hora de contratar empleados remotos en todo el mundo. Las normas de remuneración, la cultura y las prácticas de cumplimiento difieren de un país a otro. Según el Estudio Global de RR.HH. 2023 de Atlas, el 63% de los directivos tienen problemas para seguir la evolución de la normativa en las distintas jurisdicciones. Aunque un Employer of Record (EOR) puede ayudar a agilizar las funciones de RR.HH. y ofrecer experiencia local, hay otros matices a tener en cuenta.
¿Por qué contratar empleados a distancia para adelantarse a la competencia?
El trabajo a distancia no sólo amplía la reserva de talento. Numerosos estudios han descubierto que los empleados remotos tienen niveles de rendimiento más altos. Por ejemplo, un estudio de la Universidad de Chicago descubrió que los trabajadores remotos dedican al trabajo el 40% del tiempo que habrían empleado en desplazarse al trabajo. Otro estudio de la Universidad de Chicago concluyó que la productividad a distancia era un 7% superior a la productividad en la oficina. Estos estudios no son los únicos. Los trabajadores a distancia suelen ser más dedicados y productivos.
La importancia del cumplimiento global para los trabajadores remotos
El cumplimiento global es esencial con plantillas cada vez más complejas y diversas en diferentes regiones. No sólo mitiga los riesgos legales que implican las leyes laborales internacionales, los impuestos y las regulaciones de empleo. También ayuda a construir una mejor cultura del lugar de trabajo, fomentando políticas justas y coherentes que generan confianza entre los empleados y ayudan a atraer y retener al mejor talento.
Según un informe de tendencias de 2023 de la empresa de cumplimiento en la nube Drata, el 87% de las organizaciones informan de consecuencias negativas derivadas de un cumplimiento deficiente. Esto incluye ciclos de ventas más lentos, problemas de seguridad y multas.También podría dar lugar a demandas judiciales.
Las estadísticas recopiladas por Jury Verdict Research muestran un aumento del 400 % en las demandas relacionadas con el empleo en los últimos 20 años. No es una cifra pequeña, sobre todo si tenemos en cuenta que el estudio sobre RR.HH. en el mundo de Atlas reveló que las empresas desconocen aproximadamente un tercio de las normativas de las regiones en las que operan, y que el 25% de las empresas rara vez o nunca recurren a un asesor jurídico externo para que les ayude a cumplir la normativa.
Por suerte, existen algunas prácticas recomendadas que puede seguir para contratar y pagar a empleados remotos sin dejar de cumplir la normativa, independientemente de la ubicación.
Cómo mantenerse al día con las mejores prácticas de cumplimiento global
1. Atraer talento con beneficios de nómina justos y coherentes
La mejor manera de atraer al mejor talento es ofrecer un paquete retributivo competitivo. Con una plantilla global, esto requiere un conocimiento específico de cada país e incluso de cada ciudad. Algunas zonas tienen un coste de vida más elevado. En otras, los empleados pueden esperar culturalmente ciertos beneficios más allá de los requisitos legales básicos. Un Employer of Record (EOR) puede actuar como tu experto sobre el terreno.
Al fin y al cabo, los empleados quieren sentirse valorados y tener la oportunidad de progresar en su carrera. Aunque una retribución competitiva abre la puerta, mantener una retribución coherente y equitativa en todos los niveles de cualificación y ubicaciones puede fomentar una cultura del lugar de trabajo que retenga el talento.
2. Contratar a expertos
La contratación de empleados remotos en todo el mundo requiere un conocimiento exhaustivo de la legislación laboral de los distintos países, pero la cosa no acaba ahí. Los departamentos de RR.HH. deben gestionar numerosas normativas que van desde las nóminas y los impuestos hasta la seguridad y la privacidad de los datos, asegurándose de que todos los contratos y prácticas cumplen la normativa.
Aquí es donde es una buena idea asociarse con un experto legal que entienda los matices de la legislación laboral internacional. Un EOR puede ayudar a agilizar el proceso para que no tengas que contratar a un experto (o convertirte en un experto) en cada país en el que operes.
3. Establecer políticas claras de trabajo a distancia
Con los empleados fuera de la oficina, las líneas de equilibrio entre vida laboral y personal pueden difuminarse. Diversos estudios han demostrado de forma abrumadora que los empleados remotos son más productivos, pero si quieres esos empleados, es un camino de ida y vuelta.
Según la encuesta Future Forum 2022 de Slack, el 40% de los empleados están agotados. Aunque las cargas de trabajo varían entre proyectos, es importante ser franco sobre las expectativas y responsabilidades para preservar la cultura positiva del lugar de trabajo.
Aquí es donde entra en juego una política de trabajo a distancia exhaustiva. Asegúrate de definir las expectativas, los requisitos de cumplimiento y las directrices para todos los trabajadores remotos de tu organización, incluidos los aspectos legales y normativos específicos de cada país. Cubre todas las bases para que nadie se sienta engañado.
4. Adapta tus contratos de trabajo
Los contratos de trabajo generales no funcionan con una plantilla global, ya que las normativas difieren de una jurisdicción a otra. Para garantizar el cumplimiento global, debes adaptar tus contratos a las leyes locales. Esto incluye cláusulas a menudo olvidadas sobre:
Procesos de rescisión
Plazos de preaviso
Derechos de propiedad intelectual
Competencia
Inteligencia artificial
Intercambio de datos
Beneficios
La clasificación errónea es otro tema de gran actualidad. Según un análisis del National Employment Law Project, entre el 10% y el 30% de las empresas clasifican erróneamente a los trabajadores como autónomos, lo que tiene graves ramificaciones legales.
5. Obtén actualizaciones de cumplimiento en tiempo real
Las empresas con un cumplimiento continuo tienden a tener mejores resultados que las que utilizan un enfoque reactivo o manual. Por esta razón, es importante obtener actualizaciones en tiempo real sobre las prácticas de cumplimiento global. Cuando cambie la normativa, serás el primero en saberlo.
El método más sencillo es utilizar un Employer of Record (EOR). Por ejemplo, Atlas cuenta con un equipo de expertos a los que los clientes pueden dirigirse para plantear preguntas sobre rangos salariales, leyes locales y velocidades de incorporación.
6. Invierte en formación
Ofrece a los empleados remotos formación y recursos que les ayuden a comprender y cumplir las leyes y normativas locales. La mayoría de los departamentos de RR.HH. ya tienen presente la formación en materia de salud y seguridad, pero cuestiones como la protección de datos pueden pasar desapercibidas mientras los empleados transmiten información personal a través de las fronteras. Por ejemplo, los empleados pueden no tener conocimiento del Reglamento General de Protección de Datos de Europa (GDPR) y el marco del Escudo de Privacidad en los Estados Unidos.
7. Mantén abiertas las líneas de comunicación
Los empleados suelen ser los primeros en alertar de los problemas que surgen en el lugar de trabajo en relación con el cumplimiento de la legislación. Por este motivo, es importante mantener abiertas las líneas de comunicación. Permite que los trabajadores expongan sus preocupaciones, hagan preguntas y ofréceles apoyo cuando lo necesiten. Esto también ayuda a crear un entorno de trabajo positivo que atrae a los trabajadores remotos, que a menudo pueden sentirse desconectados al estar tan lejos de la oficina.
En este caso, un modelo de EOR directo puede ayudar. En lugar de luchar contra las zonas horarias a través de una cadena de mando torpe que implica a numerosos intermediarios, un proveedor de EOR directo como Atlas tiene una entidad empresarial dentro del país en el que están contratados tus empleados. Esto permite obtener respuestas rápidas y asistencia inmediata.
8. Realiza auditorías de cumplimiento periódicas
Las auditorías periódicas de cumplimiento pueden evaluar si tu organización cumple la normativa local e internacional. Esto te ayudará a identificar lagunas en el cumplimiento y a tomar medidas correctivas.
9. Mantén registros exhaustivos
Si surgen problemas, es importante tener registros sólidos que demuestren su cumplimiento. Conserva documentación detallada, desde los registros fiscales y los contratos de trabajo hasta cosas tan aparentemente inocuas como las evaluaciones de rendimiento.
Conclusión
El cumplimiento global es esencial para los trabajadores remotos, pero está lejos de ser sencillo, especialmente en un mundo en el que el 81% de los profesionales de RR.HH. se encuentran agotados. Si a tu organización le vendrían bien más manos a la hora de incorporarse a la plantilla global, un Employer of Record puede mitigar los riesgos de cumplimiento, ayudarte a encontrar al mejor talento remoto y liberar a tu departamento de RR.HH. para que pueda realizar otras tareas esenciales.
¿Quieres contratar la mejor mano de obra global sin preocuparte por las cuestiones relacionadas con el cumplimiento? Ponte en contacto con Atlas para saber cómo puede ayudarte un EOR.