Contratar o no contratar: la importancia de clasificar correctamente a los empleados
Gracias al rápido avance del trabajo a distancia, los líderes empresariales tienen ahora acceso a una plantilla diversificada de empleados a tiempo completo y autónomos. Sin embargo, para abrirte camino en tu próxima etapa de crecimiento o alcanzar la salida a bolsa, sigue siendo necesario ser cuidadoso a la hora de clasificar a tus empleados a tiempo completo y autónomos.
¿Por qué?
La plantilla global y diversificada de hoy en día está muy por delante de muchas de las leyes fiscales y laborales vigentes. Así que si tienes previsto contratar tanto empleados a tiempo completo como autónomos, su categorización errónea podría acarrearte una cuantiosa multa fiscal y la posibilidad de una demanda colectiva si no tienes cuidado.
En este artículo, te mostraremos cómo clasificar correctamente a tus empleados puede ayudarte a mitigar los riesgos de cumplimiento y evitar facturas fiscales innecesarias para que puedas escalar sin perder el ritmo.
La importancia de la clasificación de los empleados
Los líderes empresariales de todos los sectores y verticales sienten la presión de hacer más con menos. Dadas las circunstancias, tiene sentido que muchas empresas sigan adoptando una combinación de trabajadores a tiempo completo y autónomos para ampliar y reducir su plantilla según sea necesario.
Pero este planteamiento puede acarrear graves consecuencias si no se gestiona correctamente. Eurofound realizó un informe de investigación sobre la contratación laboral fraudulenta en 28 Estados miembros de la UE, incluyendo Noruega. Según el informe, el 79% de los entrevistados informaron de un uso fraudulento "significativo" del trabajo por cuenta propia.
Por ejemplo, marcas globales como Uber se han enfrentado a las consecuencias de la clasificación errónea de empleados. En 2021, perdió un caso ante el Tribunal Supremo del Reino Unido tras clasificar erróneamente a sus conductores como autónomos en lugar de trabajadores. Aunque es difícil conocer el coste exacto de los daños y perjuicios, en general se acepta que supera con creces los 1.000 millones de libras. Más recientemente, se ha sabido que Nike podría haber clasificado erróneamente a miles de trabajadores temporales de oficina y ahora se enfrenta a posibles multas fiscales de más de 530 millones de dólares.
Aunque estas cifras pueden parecer una gota de agua en el mar para marcas reconocidas internacionalmente, podrían fácilmente suponer un desastre para una empresa en rápido crecimiento que persigue la expansión global. Un análisis realizado en 2022 por el Instituto de Política Económica (EPI) sobre 11 empleos que suelen clasificarse erróneamente ayuda a explicar por qué estas sanciones pueden ser tan graves.
Según el estudio, el EPI calculó que un trabajador típico de la construcción, por ejemplo, perdería hasta 16.729 dólares al año en ingresos y prestaciones laborales como autónomo, en comparación con lo que habría ganado como empleado. A través de amenazas a empresas con multas fiscales y acciones legales, los gobiernos pueden proteger los derechos laborales fundamentales y la seguridad económica de los trabajadores.
Ahora que ya sabes cómo afecta la clasificación errónea a los trabajadores a nivel de empleado, analicemos más a fondo los riesgos a los que se enfrentan los empresarios.
Demandas, multas y sanciones: ¿cuáles son los riesgos?
Las demandas, multas y sanciones basadas en la clasificación errónea de los trabajadores no sólo se aplican a grandes corporaciones como Nike y Uber; las empresas de todo el espectro de crecimiento pueden ser consideradas responsables de las vacaciones pagadas, las prestaciones por enfermedad y las cotizaciones a la pensión si clasifican erróneamente a los empleados como autónomos.
Cómo se aplican las sanciones por clasificación errónea
En Estados Unidos, las sanciones por clasificación errónea de empleados pueden aplicarse a cada W-2 —un formulario fiscal estadounidense utilizado para declarar los salarios pagados a los empleados y los impuestos retenidos— que un empresario no haya presentado debido a una clasificación incorrecta. Si se descubre que numerosos trabajadores están clasificados incorrectamente, estas sanciones pueden multiplicarse exponencialmente y crear graves problemas a las empresas.
En 2022, un juez federal ordenó a una empresa de personal médico de Virginia (Estados Unidos) pagar 7,2 millones de dólares en salarios atrasados y daños y perjuicios a más de 1.000 empleados por clasificación errónea intencionada. Y en el Reino Unido, según un caso judicial de 2017, una empresa fue declarada culpable de haber clasificado erróneamente a un autónomo durante la friolera de 14 años: la empresa tuvo que proporcionarle 5,6 semanas de vacaciones pagadas por cada uno de los 14 años.
En pocas palabras, las sanciones por clasificación errónea de empleados pueden suponer una ruina para los empresarios.
Como resultado, la mayoría de los encuestados en un estudio de PwC citaron el riesgo normativo y de cumplimiento como la mayor amenaza para la capacidad de crecimiento de su empresa. Y no importa si esta clasificación errónea es intencionada o no: en cualquier caso, puede ponerte en riesgo de devolver impuestos atrasados, prestaciones y sanciones por trabajadores clasificados erróneamente.
Como consecuencia, los gobiernos trabajan activamente para garantizar la protección de los derechos de los trabajadores. La IR35 en el Reino Unido y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en Estados Unidos son dos buenos ejemplos de legislación redactada para garantizar estas protecciones. En el Reino Unido, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) publica incluso una lista de las empresas que incumplen las normas.
5 sanciones por clasificación errónea de trabajadores
Aunque está claro que los empresarios y los gobiernos se toman en serio la protección de los empleados, ¿cómo son exactamente las sanciones? Estas son algunas de las multas y consecuencias legales a las que podría enfrentarse tu empresa si no clasificas correctamente a tus empleados:
1. Multas fiscales y salariales:
La clasificación errónea de los empleados hace que los gobiernos nacionales y locales pierdan ingresos fiscales y salariales. En este caso, como empresa puedes ser considerado responsable del pago de los impuestos estatales y locales sobre nóminas, así como de los impuestos de la Seguridad Social y demás ayudas sociales de todos los empleados clasificados incorrectamente. Las multas de los organismos locales y estatales pueden ascender a millones de euros, y el incumplimiento de estos pagos puede dar lugar a multas adicionales.
2. Daños legales y punitivos:
La clasificación errónea de los empleados puede desembocar rápidamente en una demanda colectiva, especialmente cuando viola los derechos laborales de los trabajadores implicados. Los honorarios de los abogados, el tiempo que necesitan los ejecutivos para reunir los documentos pertinentes y la posible rotación de personal pueden causar un daño considerable a una organización.
3. Pagos retroactivos a los trabajadores reclasificados
En caso de clasificación errónea, tus trabajadores también tienen la oportunidad de presentar una queja formal ante las autoridades de trabajo. En ese caso, los trabajadores tendrán derecho a prestaciones, indemnizaciones por despido, cobertura sanitaria y de bienestar, planes de compra de acciones e incluso el pago de horas extraordinarias si se validan estas reclamaciones.
4. Daño a la reputación:
El daño que una demanda por clasificación errónea de empleados puede causar a tu negocio va mucho más allá de la cuenta de resultados de tu empresa. Puede empañar la reputación de tu empresa y dificultar la atracción del mejor talento, socios del sector o, lo que es peor, clientes potenciales.
5. Clasificación errónea voluntaria o intencionada
Además de las sanciones y multas mencionadas anteriormente, la naturaleza de la clasificación errónea tiene un gran impacto en las consecuencias a las que puede enfrentarse una organización. La clasificación errónea intencionada puede acarrear multas más elevadas e incluso penas de cárcel si la empresa trata de evitar el pago de las prestaciones a las que tienen derecho la mayoría de los empleados: seguro médico, tiempo libre remunerado y su parte de los impuestos sobre la nómina, por ejemplo.
Cómo te ayuda un EOR a cumplir la normativa
Los riesgos de clasificación errónea de los empleados pueden intimidar bastante, sobre todo cuando se comprenden los riesgos que entrañan. Pero esto no debería impedirte aprovechar el talento subcontratado para ampliar tu negocio.
Con una solución Employer of Record (EOR), puedes evitar la clasificación errónea de empleados y centrarte en alcanzar tus objetivos empresariales.
Así es como un EOR como Atlas puede ayudar:
Apoyo al cumplimiento normativo
La rápida evolución de la naturaleza del trabajo a distancia hace que sea difícil mantenerse al día con los constantes cambios en las leyes y reglamentos laborales. Sin embargo, una solución de EOR como Atlasgestiona por ti la contratación de empleados y cualquier responsabilidad legal y de cumplimiento de la normativa.
Consolidación de entidades
Una herramienta de EOR te permite consolidar varias entidades bajo un único empleador, lo que puede ser especialmente útil para empresas que actualmente persiguen una expansión global o con operaciones en varios países. La consolidación de entidades también garantiza que todos los empleados estén correctamente clasificados y que sigas cumpliendo todas las leyes y normativas pertinentes.
Experiencia local
Muchas herramientas de EOR, como Atlas, ofrecen experiencia local al contar con un equipo de expertos que conocen las leves y normativas laborales de los distintos países. Mientras que los EOR indirectos recurren a terceros de una región a otra, Atlas cuenta con entidades sobre el terreno en más de 160 países, por lo que no tienes que comprometer el control de calidad, independientemente de dónde decidas hacer negocios.
La clasificación de los empleados es la clave del crecimiento
A medida que evoluciona el panorama laboral, la correcta clasificación de los empleados debería ser una prioridad estratégica para los altos ejecutivos, especialmente si tu empresa tiene la vista puesta en la expansión global. Con una solución EOR como Atlas, cumplirás la normativa en todos los territorios en los que operes y en todos los aspectos, desde las horas de trabajo y los permisos de paternidad hasta las bajas por enfermedad y los despidos.
¿Estás preparado para ampliar tu plantilla y realizar una expansión global? Ponte en contacto con Atlas para ver cómo puedes cumplir la normativa y evitar sanciones por clasificación errónea de trabajadores.