Embaucher ou ne pas embaucher : L'importance d'une classification correcte des employés
Grâce aux progrès rapides du travail à distance, les chefs d'entreprise ont désormais accès à une main-d'œuvre diversifiée composée d'employés à temps plein, d'indépendants et de contractuels. Toutefois, pour franchir la prochaine étape de votre croissance ou atteindre l'introduction en bourse, vous devez toujours faire preuve de diligence dans la catégorisation de vos employés à temps plein et contractuels.
Pourquoi ?
La main-d'œuvre mondiale diversifiée d'aujourd'hui est bien en avance sur la plupart des lois fiscales et du travail actuellement en vigueur. Par conséquent, si vous prévoyez d'embaucher à la fois des ETP (équivalents temps plein) et des travailleurs indépendants, la mauvaise classification de ces salariés pourrait entraîner une lourde amende fiscale et la possibilité d'un recours collectif si vous n'êtes pas prudent.
Dans cet article, nous vous montrerons comment une classification correcte de vos employés peut vous aider à limiter les risques de non-conformité et à éviter les factures fiscales inutiles, afin que vous puissiez développer vos activités sans perdre de temps.
Comprendre l'importance de la classification des employés
Les chefs d'entreprise de tous les secteurs et de toutes les branches ressentent la pression d'en faire plus avec moins. Dans ces conditions, il est logique que de nombreuses entreprises continuent d'adopter une combinaison d'ETP et de travailleurs indépendants afin d'augmenter ou de réduire leur main-d'œuvre en fonction des besoins.
Mais cette approche peut avoir de graves conséquences si elle n'est pas gérée correctement. Eurofound a réalisé un rapport de recherche sur les contrats de travail frauduleux dans 28 États membres de l'UE, dont la Norvège. Selon ce rapport, 79% des correspondants nationaux ont signalé une utilisation frauduleuse "significative" du travail indépendant.
Par exemple, des marques mondiales comme Uber ont dû faire face aux conséquences d'une classification erronée des employés. En 2021, Uber a perdu un procès devant la Cour suprême du Royaume-Uni après avoir qualifié ses chauffeurs d'entrepreneurs indépendants plutôt que de salariés. Bien qu'il soit difficile d'obtenir le montant exact des dommages et intérêts, il est généralement admis qu'ils dépassent largement le milliard de livres sterling. Plus récemment encore, on a appris que Nike avait peut-être mal classé des milliers d'employés de bureau temporaires et qu'elle risquait maintenant des amendes fiscales de plus de 530 millions de dollars.
Si ces chiffres peuvent sembler une goutte d'eau dans l'océan pour des marques internationalement reconnues, ils pourraient facilement signifier un désastre pour une entreprise en pleine croissance qui cherche à se développer au niveau mondial. Une analyse réalisée en 2022 par l'Economic Policy Institute (EPI) sur 11 emplois mal classés explique pourquoi ces pénalités peuvent être si lourdes.
Selon cette étude, l'EPI estime qu'un ouvrier du bâtiment typique, par exemple, perdrait jusqu'à 16 729 dollars par an en termes de revenus et d'avantages en tant qu'indépendant par rapport à ce qu'il aurait gagné en tant qu'employé. En menaçant les entreprises d'amendes fiscales et de poursuites judiciaires, les gouvernements peuvent protéger les droits fondamentaux des travailleurs et leur sécurité économique.
Maintenant que vous savez comment les erreurs de classification affectent les travailleurs, examinons plus en détail les risques encourus par les employeurs.
Poursuites, amendes et pénalités : quels sont les risques ?
Les poursuites judiciaires, les amendes et les pénalités liées à une classification erronée des travailleurs ne s'appliquent pas seulement aux grandes entreprises comme Nike et Uber - les entreprises de tous les secteurs de croissance peuvent être tenues responsables des indemnités de congés payés, des indemnités de maladie et des cotisations de retraite si elles classent à tort des employés comme travailleurs indépendants.
Comment les pénalités pour classification erronée sont-elles appliquées ?
Aux États-Unis, les pénalités pour classification erronée peuvent s'appliquer à chaque W-2 (formulaire fiscal américain utilisé pour déclarer les salaires versés aux employés et les impôts retenus) qu'un employeur n'a pas rempli en raison d'une classification erronée. S'il s'avère qu'une cohorte entière de travailleurs a été mal classée, ces pénalités peuvent se multiplier de manière exponentielle et créer de graves problèmes pour les employeurs.
Pas plus tard qu'en 2022, un juge fédéral a ordonné à une société de recrutement de personnel médical de Virginie (États-Unis) de verser 7,2 millions de dollars d'arriérés de salaires et de dommages et intérêts à plus de 1 000 employés pour avoir délibérément procédé à une classification erronée. Au Royaume-Uni, sur la base d'une affaire judiciaire datant de 2017, un employeur a été reconnu coupable d'avoir mal classé un entrepreneur indépendant pendant 14 ans - l'entreprise a alors dû lui accorder 5,6 semaines de congés payés pour chacune de ces 14 années.
En d'autres termes, les sanctions pour mauvaise classification des employés peuvent être ruineuses pour les employeurs.
C'est pourquoi la majorité des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête de PwC ont cité le risque de conformité et de réglementation comme la plus grande menace pesant sur la capacité de leur entreprise à se développer. Et peu importe que cette classification erronée soit délibérée ou non - dans tous les cas, vous risquez de devoir payer des arriérés d'impôts, des avantages sociaux et des pénalités pour les travailleurs mal classés.
En réponse, les gouvernements travaillent activement à la protection des droits des travailleurs. L'IR35 au Royaume-Uni et la loi sur les normes de travail équitables (The Fair Labor Standards Act ou FLSA) aux États-Unis sont deux excellents exemples de législation visant à garantir ces protections. Au Royaume-Uni, His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) publiera même une liste des entreprises qui n'ont pas respecté les règles.
5 sanctions différentes en cas de classification erronée d'un salarié
S'il est clair que les employeurs et les gouvernements prennent au sérieux la protection des salariés, à quoi ressemblent exactement les sanctions ? Voici quelques-unes des amendes et des conséquences juridiques auxquelles votre entreprise pourrait être exposée si vous ne classez pas correctement vos salariés :
1. Amendes fiscales et salariales :
La classification erronée des salariés entraîne une perte de recettes fiscales et salariales pour les autorités fédérales et locales. Dans ce cas, vous pouvez être tenu de payer les charges sociales fédérales et d'État, ainsi que les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie pour tous les salariés dont la classification est incorrecte. Les amendes imposées par les agences fédérales et d'État peuvent s'élever à des millions de dollars, et le fait de ne pas effectuer ces paiements peut entraîner des amendes supplémentaires.
2. Dommages-intérêts légaux et punitifs :
La classification erronée de salariés peut rapidement déboucher sur une action collective, en particulier lorsqu'elle viole les droits du travail des travailleurs concernés. Les frais de justice, le temps nécessaire aux cadres pour rassembler les documents pertinents et la rotation potentielle du personnel en place sont autant d'éléments qui peuvent causer des dommages considérables à une organisation.
3. Paiements rétroactifs aux travailleurs reclassés :
En cas d'erreur de classification, vos travailleurs ont également la possibilité de déposer une plainte officielle auprès du ministère du travail de leur État. Les travailleurs auront alors droit à des avantages sociaux, y compris un plan 401(k) (un type de régime de retraite utilisé aux États-Unis), des indemnités de licenciement, une couverture santé et sociale, des plans d'achat d'actions et même le paiement d'heures supplémentaires si ces réclamations sont validées.
4. Atteinte à la réputation :
Les dommages causés à votre entreprise par un procès pour classification erronée vont bien au-delà du résultat net de votre entreprise. Il peut ternir la réputation de votre entreprise et rendre difficile l'attraction des meilleurs talents, des partenaires de votre domaine d’activité ou, pire encore, des clients potentiels.
5. Mauvaise classification volontaire ou intentionnelle
Outre les sanctions et les amendes mentionnées précédemment, la nature de l'erreur de classification a un impact important sur les conséquences auxquelles une organisation peut être confrontée. Une classification erronée intentionnelle peut entraîner des amendes plus lourdes, voire une peine de prison, si l'employeur tente d'éviter de payer les avantages auxquels la plupart des salariés ont droit - assurance maladie, congés payés et leur part des charges sociales, par exemple.
Comment un EOR vous aide à assurer la conformité
Les risques de classification erronée des salariés peuvent sembler assez intimidants, surtout lorsque l'on comprend les risques encourus. Mais cela ne doit pas vous empêcher d'exploiter les talents externalisés pour développer votre entreprise.
Grâce à une solution d'employeur de référence (EOR), vous pouvez éviter les erreurs de classification des employés et vous concentrer sur la réalisation de vos objectifs commerciaux.
Voici comment un EOR comme Atlas peut vous aider :
Aide à la conformité
En raison de l'évolution rapide du travail à distance, il est difficile de suivre les changements constants de la législation et de la réglementation en matière d'emploi. Cependant, une solution EOR telle qu'Atlas se charge de l'embauche des employés et de toutes les responsabilités légales et de conformité pour vous.
Consolidation d'entités
Un outil EOR vous permet de consolider plusieurs entités sous un seul employeur, ce qui peut s'avérer particulièrement utile pour les entreprises qui poursuivent actuellement leur expansion mondiale ou qui exercent leurs activités dans plusieurs États ou pays. La consolidation des entités permet également de s'assurer que tous les employés sont correctement classifiés et que vous restez en conformité avec toutes les lois et réglementations en vigueur.
Expertise locale
De nombreux outils d'EOR tels qu'Atlas offrent une expertise locale en mettant à disposition une équipe d'experts qui connaissent les lois et réglementations en matière d'emploi dans les différents États ou pays. Alors que les outils d'EOR indirects font appel à des intermédiaires d'une région à l'autre, Atlas dispose d'entités sur le terrain dans plus de 160 pays, de sorte que vous n'avez pas à compromettre le contrôle de la qualité, quel que soit l'endroit où vous décidez de développer vos activités.
La classification des employés est un enjeu pour la croissance
Avec l'évolution du paysage de la main-d'œuvre, une classification appropriée des employés devrait désormais être une priorité stratégique pour les cadres supérieurs - en particulier si votre entreprise a pour objectif de se développer à l'échelle mondiale. Avec une solution EOR comme Atlas, vous serez en conformité dans tous les territoires où vous exercez vos activités et pour tous les aspects - des heures de travail et congés parentaux, jusqu’aux congés maladie et aux licenciements.
Êtes-vous prêt à augmenter vos effectifs et à poursuivre votre expansion mondiale ? Contactez Atlas pour voir comment vous pouvez rester en conformité et éviter les pénalités pour classification erronée.