Accueillir l'essor des nomades numériques : Un guide pour les employeurs
Grâce à l'augmentation spectaculaire du nombre de pays proposant des "visas de nomade numérique", il est plus facile que jamais pour les individus de travailler pendant des périodes prolongées dans différents pays. Mais si cette tendance peut apporter un large éventail d'avantages aux employés et aux employeurs, il est essentiel d'en connaître les implications avant de la mettre en œuvre dans votre entreprise. Dans ce guide, nous examinerons ce que les employeurs doivent savoir sur l'embauche et la gestion des employés qui souhaitent travailler à l'étranger, et comment un employeur de référence (EOR) peut faciliter grandement les choses.
L'essor du nomadisme numérique
Alors que le débat "bureau ou travail à distance" fait rage, il ne fait aucun doute que la pandémie a changé le monde du travail pour de bon - avec de nombreux employés qui cherchent maintenant des moyens d'atteindre le style de vie qu'ils désirent sans compromettre leur carrière. L'une des conséquences est la montée en puissance du nomade numérique : un travailleur qui utilise la technologie pour accomplir son travail tout en se déplaçant d'un endroit à l'autre. Selon une étude récente de MBO Partners, près de 17 millions d'Américains se sont identifiés comme des nomades numériques en 2022, soit une augmentation de 131 % par rapport à 2019. Et si les rangs des nomades numériques étaient auparavant dominés par les freelances et les contractuels, 66 % d'entre eux occupent aujourd'hui un emploi traditionnel.
Conscients des avantages économiques potentiels que ces travailleurs à distance peuvent apporter, les gouvernements du monde entier ont commencé à introduire des "visas de nomade numérique". Ceux-ci permettent aux visiteurs de travailler dans un pays tout en gagnant des revenus à l'étranger pour des périodes prolongées, généralement entre 6 et 12 mois. En juillet 2023, plus de 50 pays, dont le Portugal et les Bermudes, avaient mis en place des programmes de ce type.
Une opportunité considérable pour les entreprises
Le nomadisme numérique n'est pas seulement bien accueilli par les gouvernements, il gagne également en popularité auprès des employeurs. Et c'est compréhensible : offrir une flexibilité géographique aux employés actuels et potentiels représente de vastes opportunités pour les entreprises pour attirer et garder les meilleurs talents. Selon Flexa, la demande d'emplois dans les entreprises proposant des politiques de "travail à partir de n'importe où" est en augmentation, ce qui fait de l'ouverture aux nomades numériques un puissant outil d'acquisition. En permettant aux employés de travailler de la manière qui leur convient le mieux, on les valorise, ce qui améliore le moral, la productivité et la rétention.
Mais il y a aussi des défis à relever
Naturellement, plusieurs facteurs doivent être pris en compte avant d'autoriser des employés nouveaux ou existants à devenir des nomades numériques. Tout d'abord, les réglementations en matière d'emploi et de fiscalité diffèrent considérablement d'un pays à l'autre. Si vous autorisez vos employés à travailler dans plusieurs pays à la fois, vous devrez vous assurer que vous êtes en règle dans chacun d'entre eux. D'autre part, le fonctionnement d'une équipe distribuée nécessitera un examen approfondi des politiques et processus de l'entreprise afin de s'assurer qu'ils reflètent les nouvelles méthodes de travail.
Mais aucun de ces défis n'est insurmontable et, avec un plan clair, vous pouvez rejoindre les autres entreprises avant-gardistes qui tirent déjà le meilleur parti des talents internationaux. Pour vous y aider, nous avons abordé ci-dessous certaines des principales questions que les entreprises se posent souvent sur le sujet, ainsi que les options qui s'offrent à vous.
Comment embaucher des nomades numériques ?
Supposons que vous souhaitiez engager un nomade numérique basé dans un pays où votre entreprise n'est pas encore implantée. Dans ce cas, vous devez soit ouvrir une entité dans ce pays, soit faire appel à un EOR pour l'employer pour votre compte.
L'ouverture d'une nouvelle entité peut être coûteuse en temps et en argent (elle peut prendre jusqu'à 20 semaines et coûter plus de 80 000 dollars), et cela n'en vaut souvent pas la peine pour une poignée d'employés. Dans ce cas, le partenariat avec un EOR est une solution beaucoup plus efficace. Bien que vous continuiez à vous occuper de la gestion quotidienne des employés - y compris le recrutement, la rémunération, les tâches et la fin de contrat - un EOR assume tous les risques et toutes les responsabilités en tant qu'employeur légal. Et vous serez opérationnel en une fraction du temps.
Vous pouvez également engager un nomade numérique en tant qu’indépendant plutôt qu'en tant qu'employé. Bien qu'il s'agisse d'une option tout aussi valable, vous devez classer vos travailleurs correctement, car si vous ne le faites pas, vous risquez d'avoir des problèmes avec les autorités locales. Une classification correcte permet également de s'assurer que chacun comprend les avantages et les protections auxquels il a droit.
L'embauche de nomades numériques a-t-elle des incidences fiscales ?
En bref, oui. Les employeurs qui embauchent des nomades numériques doivent connaître les obligations fiscales des pays dans lesquels leurs nomades numériques se rendent. Ces obligations varient d'un pays à l'autre et dépendent également du temps que l'employé passe sur place. Se tenir au courant des règles (et de leurs modifications) peut être un véritable défi, c'est pourquoi l'assistance d'un expert fiscal ou d'un EOR possédant une expertise spécifique à chaque pays peut s'avérer extrêmement précieuse pour s'assurer que vous respectez toutes les obligations qui vous incombent.
Quelles sont les autres règles et réglementations dont je dois tenir compte ?
Les lois sur l'emploi varient considérablement d'un pays à l'autre et si vous ne les respectez pas, vous vous exposez à de lourdes sanctions. Les concepts clés à garder à l'esprit sont les suivants :
Exigences de salaire minimum
Heures de travail normales
Droits aux congés (par exemple, vacances, maladie, congés parentaux)
Statuts de non-discrimination
Procédures de rupture de contrat
Contrats de travail
Droit de la propriété intellectuelle
Lois sur la confidentialité des données
Vous devez également vous assurer que tous les employés inscrits sur votre liste de gestion de paie possèdent les bons visas et sont légalement autorisés à travailler dans le pays où ils se trouvent. Là encore, le partenariat avec un EOR est le moyen le plus simple de s'assurer que vous restez en conformité sur tous les points ci-dessus.
Comment dois-je payer les nomades numériques ?
La façon dont vous rémunérez vos nomades numériques dépendra du fait que vous les payez en tant qu'indépendant, que vous les employez par l'intermédiaire de votre entité légale ou que vous faites appel à un EOR pour s'en charger.
Payer les indépendants est relativement simple car, dans la plupart des cas, ils sont responsables de leurs impôts et n'ont pas droit aux avantages liés à l'emploi. Il vous suffit de payer leurs factures, ce que vous pouvez faire en utilisant le mode de paiement de votre choix. Là encore, il est essentiel de vérifier que vous les classez correctement au regard de la législation du pays et que vous les traitez comme tels.
Si vous avez décidé d'ouvrir une entité légale, vous devez choisir le prestataire international de services de paie que vous souhaitez utiliser. Vous devez également vous conformer aux lois locales, aux obligations fiscales et aux cotisations sociales. Les différences d'exigences d'un pays à l'autre peuvent compliquer la gestion des paiements pour les employés dispersés, c'est pourquoi une communication et une coordination efficaces avec votre service financier sont essentielles à cet égard. Vous pouvez également envisager d'étoffer l'équipe pour gérer la charge de travail supplémentaire.
Comme pour les obligations fiscales, si vous optez pour un EOR, il s'occupera de toute la gestion de la paie pour vous - de la gestion de la paie au paiement des impôts - en veillant à ce que vous soyez en parfaite conformité à toutes les étapes.
Que dois-je encore prendre en compte ?
Outre les implications juridiques et fiscales de l'emploi de nomades numériques, il est également important de tenir compte de l'impact quotidien que cela aura sur votre entreprise. Avant de lancer votre nouvelle stratégie, il est utile de revoir vos politiques existantes en matière de lieu de travail et de vous assurer qu'elles décrivent clairement les attentes et les directives que vous demandez à vos employés de respecter. Il peut s'agir de sujets tels que les horaires de travail, les cas où la présence en personne est requise et les dépenses que vous êtes prêt à prendre en charge.
C'est également l'occasion de vous assurer que vous fournissez les ressources nécessaires à un travail à distance efficace, telles que des logiciels de visioconférence, des outils de collaboration et des systèmes de gestion de projet.
Comment un EOR peut vous aider à embaucher et à gérer les nomades numériques
Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsque l'on ouvre son entreprise aux nomades numériques. Mais faire appel à un EOR pour vous aider à gérer le processus peut rendre les choses beaucoup plus faciles.
Il existe trois domaines particuliers dans lesquels un EOR sera utile :
La mise en place de l'entité : Le partenariat avec un EOR évite à votre entreprise de devoir créer une entité distincte dans chaque pays où vous avez des employés, ce qui réduit considérablement les coûts et vous permet de vous mettre en place en quelques jours plutôt qu'en plusieurs mois.
Conformité : Les EOR assument toutes les responsabilités en tant qu'employeur légal dans les pays à partir desquels vos nomades numériques travaillent, en veillant à ce que vous respectiez toutes les réglementations locales en matière d'emploi, de sorte que vous pouvez être assuré que ces aspects sont pris en charge.
Connaissances locales : Un bon EOR sera également en mesure d'offrir une expertise inestimable : en vous aidant à vous familiariser avec la culture et les coutumes locales et en gardant un doigt sur le pouls des changements notables qui pourraient affecter vos employés.
Embaucher et gérer facilement les nomades numériques
L'essor du nomadisme numérique présente de nombreux avantages pour les employeurs. Mais s'assurer de l'efficacité et de la conformité de votre stratégie peut être un défi. La bonne nouvelle, c'est qu'un partenariat avec un EOR réputé peut rendre le processus infiniment plus facile, afin que vous puissiez profiter de tous les avantages d'une équipe internationale sans aucun casse-tête.
Pour en savoir plus sur la façon dont les services d'employeur de référence transforment l'avenir du travail, téléchargez le rapport mondial d'Atlas sur les employeurs de référence 2023.
Dans ce rapport, vous en apprendrez plus sur:
La dynamique changeante du paysage mondial des talents : Comprendre les forces motrices du changement et comment les entreprises peuvent s'adapter.
L'essor des modèles de travail à distance et hybrides : Découvrez les avantages et les défis de ces modèles et comment les gérer efficacement.
Le rôle des services d'employeur de référence (EOR) : Découvrez comment les services EOR peuvent rationaliser vos opérations commerciales et garantir la conformité.
Ce qui s'en vient : Prévision des principales tendances et technologies qui marqueront les 12 prochains mois.