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Quel est le rôle de la conformité RH ? Un guide pour les dirigeants d'entreprises internationales

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Atlas est une entreprise technologique internationale présente dans plus de 160 pays et qui propose une expertise et des logiciels conçus pour l'avenir du travail.

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Publié : 23.04.2021

Les entreprises qui accèdent à de nouveaux marchés ont besoin des bons talents pour atteindre leurs objectifs, mais les responsables des ressources humaines doivent respecter de nombreuses lois lorsqu'ils recrutent et intègrent des employés dans d'autres pays.

Pour recruter les bons talents, entretenir des relations efficaces avec les employés et réussir sur de nouveaux marchés, il est essentiel de mettre en place les systèmes adéquats pour maintenir la conformité. Il est vital que vous compreniez parfaitement la conformité RH afin de déterminer si votre entreprise a mis en place des mesures de protection suffisantes ou s'il est possible de l'améliorer.

Qu'est-ce que la conformité RH ?

La conformité RH est le processus de création de politiques et de procédures qui garantissent que vos pratiques en matière d'emploi sont conformes aux lois et réglementations en vigueur. 

Les conséquences du non-respect de ces lois comprennent des amendes et des pénalités, une atteinte à la réputation, un gaspillage de ressources, des actions en justice et, en fin de compte, l'impossibilité de pénétrer les marchés mondiaux qui sont essentiels à la croissance de votre entreprise.

Quel est le rôle de la conformité RH ?

La conformité RH étant essentielle à la réussite globale de votre entreprise, elle ne doit pas être considérée comme une simple réflexion après coup. Elle doit avoir sa place, même lorsque des décisions commerciales plus importantes sont discutées. Les dirigeants de l'entreprise doivent être d'accord sur le rôle de la conformité RH.

Les RH peuvent en fait vous aider à piloter votre stratégie d'expansion. De nombreux facteurs liés aux ressources humaines contribuent à la viabilité d'une entreprise sur de nouveaux marchés, y compris les obligations légales liées à des domaines tels que les salaires ou les impôts. Par exemple, si vous devez choisir entre deux marchés, les RH peuvent être en mesure d'influencer la décision en montrant comment les coûts du capital humain se comparent entre les deux.

En définitive, vous devez connaître tous les aspects de la conformité RH pour avoir une vue d'ensemble de ce que sera votre expansion dans un nouveau pays.

Liste de conformité RH

Pour commencer, voici quelques éléments qui relèvent de vos responsabilités en matière de conformité RH :

Gestion de la paie

Chaque pays dispose de lois différentes en matière de salaire minimum et d'heures supplémentaires. Dans certains pays, les primes peuvent également être obligatoires sous la forme d'un treizième mois, mais il convient de comprendre les pratiques courantes.

Les employeurs doivent souvent respecter certaines exigences en matière de tenue de registres liés à la rémunération, et même la fréquence des salaires peut être réglementée. Par exemple, certaines lois stipulent que les jours de paie ne doivent pas être espacés de plus de 16 jours.

Les entreprises doivent également s'assurer qu'elles retiennent et versent correctement les taxes patronales et salariales. Ces impôts peuvent concerner le revenu, la retraite, les soins de santé et le chômage.

Congés payés

Les employeurs sont tenus d'accorder aux salariés diverses formes de congés payés. Il peut s'agir de congés de maladie, de congés de maternité et de paternité, de congés médicaux et de congés annuels. La durée et les conditions du congé varient d'un pays à l'autre.

RGPD

Les employeurs qui collectent des données personnelles de citoyens de l'UE doivent respecter les règles du RGPD (règlement général sur la protection des données). La conformité RH au RGPD exige des employeurs qu'ils prennent certaines mesures lorsqu'il s'agit de la collecte et du stockage des données des employés. Les employeurs doivent obtenir l'autorisation d'utiliser ces données et faire preuve de transparence quant à leur utilisation. Ils doivent également mettre en place des procédures pour gérer les violations de données ou les demandes d'accès aux données de la part des employés.

Contrats de travail

Lorsqu'un employeur fait une offre d'emploi, il rédige un contrat de travail qui couvre des termes tels que le salaire, les primes, les congés, les heures de travail et les avantages sociaux. Ces contrats sont verbaux, écrits ou implicites et peuvent être à durée déterminée ou indéterminée. Ils peuvent également inclure des clauses de non-concurrence, de non-sollicitation et de non-divulgation. Les employeurs doivent se renseigner sur les exigences de leur pays avant de rédiger un contrat.

Fin de contrat et indemnités de licenciement

La plupart des salariés américains sont employés "à volonté", ce qui signifie qu'ils peuvent être licenciés à tout moment, avec ou sans motif. Toutefois, d'autres pays exigent des employeurs qu'ils respectent certaines exigences ou obligations avant de procéder à des licenciements. Par exemple, ils peuvent être tenus de licencier les employés d'un commun accord ou de prévoir une période de préavis. Les exigences en matière d'indemnités de licenciement varient également d'un pays à l'autre, mais il s'agit là d'un autre domaine dans lequel les employeurs ont intérêt à connaître les meilleures pratiques.

Assurance maladie

Aux États-Unis, la loi sur les soins abordables (Affordable Care Act - ACA) impose aux employeurs comptant au moins 50 salariés à temps plein de proposer une assurance maladie dans le cadre de leur programme d'avantages sociaux. Dans d'autres pays dotés d'un système de santé universel, il est fréquent que les employeurs proposent une assurance complémentaire privée pour attirer des employés de qualité.

Avantages des solutions d'externalisation de la conformité

Les employeurs ont plusieurs options lorsqu'il s'agit de gérer la conformité RH. Ils peuvent effectuer le travail en interne, ce qui est difficile pour les responsables des ressources humaines qui ne sont pas familiarisés avec la législation du travail locale. La tâche est d'autant plus ardue que, selon une enquête d'ADP, les trois quarts des responsables des ressources humaines estiment que les défis réglementaires liés à l'embauche, à la rémunération et à la gestion des salariés sont de plus en plus complexes.

Les entreprises peuvent également faire appel à des conseillers juridiques, mais cela prend du temps, coûte cher et n'englobe pas forcément tout ce qu'il faut savoir sur les marchés locaux.

De nombreuses entreprises choisissent plutôt d'externaliser tout ou partie de leurs fonctions RH afin d'éviter les pièges de la conformité RH et de bénéficier de l'expertise de professionnels qui sont équipés pour gérer la conformité dans plusieurs pays. Voici quelques-uns des avantages :

  • Expertise locale et connaissance du marché. Un partenaire d'externalisation dispose d'experts nationaux qui ont une connaissance du marché local en matière de cultures, de coutumes et de langues qui pourrait vous faire défaut. Ces connaissances peuvent être déterminantes pour votre réussite. 

  • Réduction des coûts. L'externalisation des ressources humaines permet souvent aux entreprises d'économiser sur les coûts administratifs et les frais de personnel. Vous libérez également votre personnel interne afin qu'il puisse se concentrer sur les fonctions essentielles de l'entreprise et sur les activités stratégiques.

  • Une mise sur le marché plus rapide. En confiant les fonctions RH à un partenaire de confiance disposant d'une expertise locale et de processus déjà en place, vous serez en mesure de vous lancer plus rapidement sur de nouveaux marchés et de faire passer vos employés du stade de l'embauche à celui de l'intégration en une fraction du temps habituel.

  • Technologie RH. Les partenaires d'externalisation disposent souvent de leurs propres plateformes technologiques de paie ou de systèmes d'information de ressources humaines (SIRH) qui augmentent l'efficacité, rationalisent les processus et vous permettent d'économiser davantage de temps et d'argent.

Comment nous pouvons vous aider

Atlas offre une variété de solutions de conseil, d'externalisation et de technologie en matière de ressources humaines pour les entreprises qui souhaitent être soutenues dans la mise en conformité RH. Ces options comprennent une solution d'employeur de référence (EOR), dans laquelle nous devenons l'employeur légal de vos employés et assumons toutes les responsabilités en matière de conformité RH, tandis que vous conservez le contrôle des opérations quotidiennes.